10 formas de aumentar tu productividad en el trabajo
KAT BOOGAARD que es una escritora que se centra en carreras, productividad y autodesarrollo, habiendo contribuido para medios de prestigio como Fast Company e Inc., nos dice que es bueno que utilices estas poderosas estrategias para hacer más cosas (con menos estrés).
Llegas al final de tu jornada laboral y echas un vistazo a tu lista de tareas pendientes (ahora manchada de café).
Inmediatamente te sientes abrumado por la frustración al darte cuenta de que apenas la mitad de las tareas las tienes controladas o hechas.
En serio, ¿qué pasó? Has estado en tu escritorio durante casi ocho horas. ¿Por qué no lograste cumplir con más objetivos?
Mantener un alto nivel de productividad no es intuitivo ni fácil, pero no es necesario resignarse a sentirse desanimado y agotado al final de cada jornada laboral. Por ello, a continuación, detallamos diez consejos sólidos y de primer nivel que puedes poner en práctica para canalizar tu concentración y superar tu lista de tareas pendientes, además de un cuestionario que te ayudará a empezar.
- Gestiona tu energía, no sólo tu tiempo
“Las personas naturalmente tienen flujos y reflujos en sus procesos de trabajo o en su capacidad de concentrarse”, explica la Dra. Melissa Gratias, oradora y asesora de productividad en el lugar de trabajo. Estos picos y valles en tu concentración y motivación ocurren naturalmente en tu cuerpo, impulsados por tus ritmos ultradianos. ¿Cuánto dura el ritmo ultradiano? El ritmo ultradiano, dentro de la cronobiología, denota actividades biológicas que ocurren en ciclos fisiológicos de 20 horas o menos
No se puede competir con la ciencia. Entonces, en lugar de duplicar tu consumo de cafeína, lo más inteligente es prestar mucha atención a los momentos del día en los que te sientes con más energía.
Lleva un diario durante al menos una o dos semanas (un día no es suficiente para identificar tendencias) y anota cómo te sientes. Te resultará más fácil detectar tu horario de máxima audiencia biológica: los momentos en los que estás más “en la zona”.
Con esa información, podrás asignar tu trabajo de manera más efectiva
Planifica tu trabajo profundo, complejo o creativo para tus horas doradas (incluso puedes bloquear tu calendario) y guarda las tareas menores para los momentos en los que te sientas un poco más agotado.
- Crea una mejor lista de tareas pendientes
Cuestionario: ¿Qué estrategia de gestión del tiempo es adecuada para ti?
“El comportamiento crítico en el que aconsejo a la gente que no caiga es prepararse para el fracaso incluso antes de que comience el día”, dice Gratias. “Si sacamos una lista de tareas de 25 cosas por hacer, tenemos la garantía de que al final del día nos sentiremos decepcionados con nuestro progreso”.
Intente reducir sus prioridades: Gratias recomienda elegir entre cinco y nueve tareas en las que desee avanzar ese día. Esto se relaciona con un principio psicológico llamado “El número mágico siete, más o menos dos”.
Otras personas confían en la regla similar 1-3-5 para una lista de cosas por hacer que nos resulte empoderadora
Elige una cosa importante que necesites lograr ese día, tres cosas medianas y cinco cosas pequeñas.
Si realmente estás luchando por descubrir qué bienes merecen estar en su lista, puedes utilizar una Matriz de Eisenhower (a veces llamada matriz de priorización) para ordenar tus tareas y determinar cuáles merecen la mejor facturación y cuáles pueden delegarse o dejarse de lado. fuera de tu lista por completo.
- Desconéctate de las distracciones
“Las distracciones y las interrupciones son sin duda un impedimento para la productividad”, afirma Gratias. Ella explica que estas distracciones se dividen en dos categorías diferentes:
Autoimpuestas: distracciones que están bajo nuestro control, como las notificaciones que recibimos de nuestros dispositivos, que tenemos apagados.
Impuestas ambientalmente: distracciones que no podemos controlar tan fácilmente, como un colega que pasa por nuestros escritorios.
Y no es sólo la distracción en sí misma lo que le roba tiempo: también es el tiempo y la energía que tiene que dedicar a reenfocarse (lo que, según las investigaciones, puede llevar más de 23 minutos).
Si bien Gratias advierte que nunca eliminarás por completo las distracciones, puedes reducirlas de la siguiente manera:
– Cerrar la pestaña de su correo electrónico o configurar una respuesta automática.
– Cambiar su teléfono y plataforma de mensajes instantáneos al modo “no molestar”.
– Usar un bloqueador de navegador (como StayFocusd) para evitar sitios que le hagan perder el tiempo.
– Ponerse auriculares para bloquear las distracciones ambientales.
- Concéntrate en una cosa a la vez
“‘¡Soy un gran multitarea!’ Esa es mi idea errónea favorita que escucho de los empleados”, explica el Dr. Larry Rosen, profesor emérito y ex catedrático de Psicología de la Universidad Estatal de California Domínguez Hills.
Aquí está la cuestión: las investigaciones muestran que el cerebro humano en realidad es incapaz de realizar múltiples tareas. En cambio, estás cambiando rápidamente entre diferentes tareas, lo que se conoce apropiadamente como “cambio de tarea” o “cambio de contexto”. Básicamente, te estás interrumpiendo y ahora sabes que esas interrupciones autoimpuestas solo arruinan tu productividad.
Entonces, ¿cómo consigues que tu cerebro haga una cosa a la vez?
Di en voz alta en qué vas a trabajar (por ejemplo, “Voy a terminar esta presentación de diapositivas”). ¡Y eso es! Se llama diálogo interno externo y muchas investigaciones han demostrado que puede tener un impacto real en su comportamiento.
- Agrupa tus tareas
Incluso si técnicamente te concentras en una sola tarea a la vez, cambiar repetidamente entre diferentes tipos de trabajo (respondes un correo electrónico, luego actualizas un informe, luego trabajas en tu presentación de diapositivas y luego respondes otro correo electrónico) puede ser mentalmente agotador.
Utilizas diferentes partes de tu cerebro para diferentes tareas, lo que significa que te estás esforzando mucho al no tener ningún tipo de enfoque sistemático para tu trabajo.
Intenta agrupar tus tareas, que básicamente consiste en agrupar tareas similares y realizarlas todas a la vez. Incluso puedes probar el bloqueo de tiempo, donde estableces ventanas de tiempo específicas para ciertos tipos de tareas (por ejemplo, responderás correos electrónicos de 9 a. m. a 10 a. m.).
Es posible que aún necesites manejar cosas de vez en cuando fuera de tus franjas horarias designadas, pero cualquier esfuerzo por mantener juntas las tareas relacionadas, te dará a tu cerebro un bienvenido respiro.
- Priorizar los hábitos saludables
No son sólo las cosas que haces durante la jornada laboral las que afectan tu productividad: las cosas que haces fuera del trabajo también tienen mucho peso.
Mantener hábitos saludables es mucho más fácil de decir que de hacer, pero incluso los cambios aparentemente pequeños pueden tener un gran impacto en tus niveles de energía, concentración y estado de ánimo general. Aquí hay algunas cosas rápidas que puede probar:
Bebe un vaso entero de agua antes del café de la mañana
Pon un cronómetro cada hora para levantarte de tu escritorio y estirarte
Aumenta tu hora de acostarte (incluso media hora ayuda) para dormir un poco más
- Tómate un descanso (o algunos)
Es tentador pensar que más tiempo en su escritorio significa que podrá hacer más cosas. Pero, en realidad, los estudios demuestran que tomar descansos regulares puede aumentar la productividad.
Si eres propenso a dejarte atrapar por tu trabajo y olvidarte de alejarte, utilizar un método de gestión del tiempo como la Técnica Pomodoro te permitirá levantarte para tomar un descanso de cinco minutos entre cada período de trabajo de 25 minutos.
¿Quieres maximizar tu impacto en ese corto tiempo fuera? Sal a tomar un poco de aire fresco. Los estudios demuestran que salir a la naturaleza puede aliviar la fatiga mental.
- Refina tu espacio de trabajo
La mayoría de nosotros que de repente nos encontramos trabajando desde casa en la primavera de 2020 sabemos cómo un entorno menos que ideal puede afectar nuestra productividad. Por eso vale la pena crear un espacio de trabajo que te ayude a sentirte más concentrado y motivado.
Eso puede significar algo diferente para cada uno, pero aquí hay algunas sugerencias:
– Invierte en algunos accesorios de escritorio ergonómicos (como una silla, un cojín o un reposamuñecas) para apoyar tu cuerpo.
– Coloca tu escritorio cerca de una ventana. La luz natural puede mejorar tu rendimiento laboral.
– Añade una planta a tu espacio de trabajo. Un estudio encontró que las personas con plantas cerca tenían un tiempo de reacción un 12% más rápido en las pruebas por computadora.
Otros esfuerzos, como confiar en un administrador de contraseñas, crear plantillas y utilizar una plataforma de gestión de proyectos centralizada
Todos ellos significan que puede dedicar menos tiempo a buscar lo que necesitas y más tiempo a concentrarte en tu trabajo real.
- Cambia tu escenario
Cuando tu entorno puede tener un impacto tan grande en tu concentración y productividad, también vale la pena intentar cambiarlo de vez en cuando.
Muévete de tu escritorio para responder algunos correos electrónicos en tu sofá. O lleva tu computadora portátil a tu patio. O trabaja unas horas en tu cafetería favorita.
Esto no solo genera un descanso adicional (tienes que pausar lo que estás haciendo y reubicarte), sino que también te ayuda a esforzarte
A tu cerebro le encantan las novedades y libera dopamina cuando se le presenta algo nuevo y emocionante. La dopamina no es sólo una sustancia química cerebral que nos hace sentir bien: también es un poderoso motivador.
- Deja de lado el perfeccionismo
“Creo que una de las creencias más insidiosas que limita la productividad más que cualquier otra cosa es el perfeccionismo”, explica Gratias. Este perfeccionismo no sólo lleva a no empezar las cosas porque “si no podemos terminarlas perfectamente, ni siquiera las comenzamos”, sino que también conduce eventualmente a no terminarlas porque “si no es perfecto, seguimos trabajando en ello”. y seguir modificándolo”.
Si bien este deseo de hacer un trabajo impecable es admirable, también puede obstaculizar significativamente tu progreso y productividad.
¿Cómo puedes dejar de obsesionarte y centrarte en el progreso por encima de la perfección? Cuando tengas una tarea o un proyecto, establece un período de tiempo (es decir, un cierto lapso de tiempo, como 15 minutos o una hora) que te dicte cuánto tiempo trabajarás en ese elemento específico. Cuando finaliza el plazo, esa tarea estará tan terminada como lo estará hasta ese momento. Pero esta táctica no solo infunde una sensación de urgencia (que te inspire a ponerte en movimiento), sino que también elimina algo de presión: estás más concentrado en ver cuánto progreso puedes lograr en ese período de tiempo, en lugar de trabajar hasta el final para que la tarea está completa.
Toma el control de tu productividad en el trabajo
La mayoría de nosotros tenemos mucho que hacer. Pero incluso con altas expectativas y las mejores intenciones, es difícil reunir la motivación y aprovechar al máximo el tiempo en el trabajo.
La verdad es tú eres humano: no podrás operar con la máxima eficiencia todo el día, todos los días. Pero todavía hay muchas cosas que puedes intentar para aumentar tus niveles de productividad y transformar esa mirada al final del día a tu (razonable) lista de tareas pendientes de desalentadora a gratificante.
Diez formas principales de aumentar la productividad en el trabajo
El portal de empleo “Simplilearn” dice cosas tan interesantes como que ya sea que trabajes desde casa o en una oficina, la capacidad de ser productivo es una habilidad importante, juega un papel decisivo en el crecimiento de su carrera.
En el lugar de trabajo, encontrar el tiempo para completar cada tarea que tienes entre manos y terminar todo puede ser todo un desafío, pero con solo hacer algunos cambios en tu estilo de trabajo lograrás más y dedicarás menos tiempo a tratar de descubrir qué sigue en tu lista de tareas pendientes.
Estas son las diez cosas principales que puede hacer todos los días para aumentar su productividad en el trabajo
Antes de pasar a los consejos para aumentar la productividad en el trabajo, echemos un vistazo a algunas de las razones por las que la productividad de los empleados suele verse afectada. Ya que algunas de las razones por las que la productividad de los empleados puede verse afectada son las siguientes:
– La razón más común por la que la productividad de los empleados se ve afectada es la falta de un conjunto claro de objetivos o metas.
– Sin dirección, los empleados a menudo quedan atrapados en sus propias tareas personales o abordan actividades que no están directamente relacionadas con los objetivos estratégicos de la empresa. – En muchos casos, los empleados están abrumados por el trabajo y no saben en qué tareas concentrarse primero.
– La segunda razón más común por la que la productividad de los empleados se ve afectada es la mala comunicación por parte de los gerentes. Los empleados necesitan instrucciones claras y retroalimentación periódica sobre su desempeño.
– Es importante que los gerentes estén disponibles para responder preguntas sobre objetivos o tareas y brindar información específica sobre el trabajo en cuestión.
– La tercera razón más común por la que la productividad de los empleados se ve afectada son las malas decisiones de contratación y la falta de capacitación. Si contrata a la persona equivocada para el trabajo, nunca podrá aumentar la productividad en el trabajo. Si contrata a la persona adecuada pero no le brinda la capacitación adecuada, su productividad también se verá afectada.
– La cuarta razón más común por la que se ve afectada la productividad de los empleados es la falta de recursos internos, como equipos, suministros y personal necesarios para completar una tarea o proyecto. Los empleados no pueden aumentar la productividad en el trabajo si carecen del apoyo y los recursos adecuados para realizar su trabajo de forma eficaz.
– La quinta razón más común por la que la productividad de los empleados se ve afectada es la mala capacidad de gestión del tiempo por parte de empleados y gerentes.
Formas de aumentar la productividad en el trabajo
Puedes aumentar la productividad en el trabajo siguiendo estos consejos:
– Priorizar las tareas cada día
Antes de comenzar el día, tómate unos minutos para priorizar tus tareas. Al comienzo de cada día, enumera todas sus tareas, desde la más importante hasta la menos importante.
Asegúrate de anotar los plazos de entrega de cada tarea
Al priorizar tus tareas diarias, podrás aprovechar mejor tu tiempo y aumentar la productividad en el trabajo.
– Tómate descansos a lo largo del día
La productividad se ve afectada cuando estamos sobrecargados de trabajo, agotados o simplemente agotados en el trabajo. Para aumentar tu productividad en el trabajo, tómate un descanso antes de sentirte abrumado para evitar el agotamiento.
Recuerda que está bien tomarse tiempo para ti en el trabajo; ¡Hay mucho espacio para la atención plena durante tus tareas diarias!
Siéntate en silencio durante unos minutos cada día y reflexiona sobre lo que va bien o en qué aspectos de tu vida o carrera estás teniendo dificultades. Si puedes comenzar a tomarte un tiempo para concentrarte en tu salud, felicidad y bienestar mientras estás en el trabajo, podrás gestionar mejor los factores estresantes cuando surjan.
Esto te permitirá tomar decisiones más informadas sobre cómo afrontar mejor los desafíos para seguir avanzando y alcanzar tus objetivos.
Si tomar descansos te parece algo que tal vez no encaja en tu agenda en este momento (o si lo has intentado, pero no estás seguro de cómo hacerlo), no te preocupes: ¡también hay otras formas de aumentar la productividad en el trabajo!
– Evitar distracciones
Aprende qué es lo que te distrae y cómo gestionar las distracciones. Deja de revisar tu correo electrónico constantemente. Evita interrupciones. No siempre es fácil realizar el trabajo cuando hay tantas distracciones a nuestro alrededor, pero podemos tomar algunas medidas para aumentar nuestra productividad evitando estos errores comunes en el lugar de trabajo.
Las distracciones como llamadas telefónicas personales, correos electrónicos, notificaciones de redes sociales y reuniones pueden provocar una pérdida de productividad a lo largo del día si no se gestionan de forma eficaz.
– Delegar tareas a otros, si es posible
Por lo general, todos tenemos una buena cantidad de trabajo en nuestro lugar de trabajo que se espera que se entregue dentro de un período de tiempo determinado.
Sin embargo, a pesar de nuestros mejores esfuerzos, muchas veces terminamos trabajando hasta tarde o nos vemos obligados a llevarnos el trabajo pendiente a casa. En tales situaciones, recuerda siempre que no tienes que hacer todo el trabajo tú mismo. Hay personas a quiénes se les puede confiar algunas de tus tareas.
Entonces, delega tanto como te sea posible; no sólo aumentarás tu productividad en el trabajo, sino que también ayudarás a fomentar una cultura de oficina en la que otros se sientan capacitados para hacer su mejor trabajo y asumir proyectos adicionales. En otras palabras, si delegas tareas de manera efectiva, no sólo completarás más tareas en un día, sino que otros también estarán motivados para aumentar su productividad en el trabajo.
– Establece metas alcanzables a corto plazo
Una de las mejores formas de aumentar la productividad en el trabajo es establecer objetivos alcanzables a corto plazo. Los estudios han demostrado que las personas que tienen éxito en sus objetivos son más productivas que las personas que no se fijan objetivos.
Esto se debe a que establecer una meta te ayuda a administrar tu tiempo y recursos y te brinda algo que esperar, lo que te mantiene motivado y te ayuda a aumentar tu productividad en el trabajo.
Los empleados siempre deben buscar formas de mantenerse productivos en el trabajo, sin importar cuán pequeños o grandes sean esos objetivos. ¡Establece hoy algunas metas alcanzables a corto plazo y observa cuánto más eficiente te vuelve!
– Utiliza un calendario para realizar un seguimiento de las reuniones y los plazos
Utiliza tu calendario para trabajar de forma inteligente. Usar un calendario para realizar un seguimiento de las reuniones y los plazos puede ayudarte a mantenerte al tanto de tu carga de trabajo para no tener sorpresas en el momento crítico. Los empleados también deben usar sus calendarios para configurar tareas recurrentes, como consultar con su gerente o enviar informes periódicos, para no olvidar fechas límite importantes.
– Organiza con carpetas y archivos en tu ordenador y espacio de oficina
Para organizar y optimizar, puedes utilizar carpetas y archivos para reducir el desorden en tu espacio de trabajo físico y digital. Ser más productivo se puede lograr a través de la organización.
Todos los empleados deben tener un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar. Mantener tus documentos, correos electrónicos, tareas y contactos en un solo lugar es extremadamente conveniente.
– ¡Mantener el espacio de trabajo limpio, pero no demasiado limpio!
Mantén limpio tu espacio de trabajo, pero no demasiado limpio, donde pasas todo el tiempo limpiando. Una de las mejores formas de aumentar la productividad es crear un entorno de trabajo que te facilite concentrarte en el trabajo y nada más.
Esto significa mantener tu escritorio libre de desorden y elementos innecesarios, asegurarte de que haya suficiente luz en tu espacio de trabajo para que puedas ver lo que estás haciendo (pero no tanta que te lastime los ojos) y crear un espacio propicio para trabajar con cero distracciones.
– Utiliza un ordenador portátil o toma notas en un teléfono inteligente o tablet para mantenerte organizado
Una lista de tareas pendientes no te ayuda a realizar las tareas; sólo te recuerda que debes hacerlas. Si utilizas un ordenador portátil o una aplicación de teléfono inteligente para tomar notas y realizar un seguimiento de tus tareas, hay menos posibilidades de que una tarea quede olvidada. También puedes escribir recordatorios directamente en tu agenda o en notas adhesivas, para que no se pierdan en la bandeja de entrada del correo electrónico.
– Recompénsate al completar una tarea
Una de las formas más efectivas de mantenerse productivo en el trabajo es utilizar un sistema de recompensas. Para utilizar un sistema de recompensas de forma eficaz, es necesario crear un incentivo que te motive. No necesariamente tiene que ser monetario; puede ser simplemente algo que disfrutes, como darte un capricho con un café o pedir tu comida favorita, básicamente cualquier cosa que te anime y te ponga a trabajar.
Es importante establecer una tarea antes de asignarte una recompensa para que ésta aumente tu productividad mientras completas tus tareas diarias o durante el horario laboral.
Conclusión
Determina por tu cuenta qué funciona mejor para ti y qué puede ayudarte a aumentar tu productividad en el trabajo. Pero si puedes integrar incluso algunos de los consejos analizados en este artículo en su estilo de trabajo, notarás cómo tu productividad en el lugar de trabajo mejora significativamente. La implementación de estos consejos puede garantizar una mayor gestión del tiempo y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
20 formas sencillas de aumentar su productividad
Actualizado el 23 de octubre de 2023
Nos resultan de gran interés las opiniones que sobre productividad nos da Matt D’Angelo, que ha trabajado para periódicos, revistas y varias plataformas en línea como escritor y corrector. Cubre diversos temas de pequeñas empresas, incluida la tecnología, la financiación y el marketing en business.com y Business News Daily.
Todos los expertos en negocios afirman tener “trucos de productividad” que pueden ayudarte a hacer más en menos tiempo. Por supuesto, puedes implementar algunas herramientas de sentido común para ser más productivo, como tomar breves descansos, crear listas de tareas efectivas y resistirte a las redes sociales.
No se trata de trucos, sino de mejores hábitos
Hemos encontrado algunas de las principales estrategias que puedes implementar para ser más productivo, pero es importante no ver estos consejos como trucos. No existe ningún truco para volverse más productivo; sólo hay nuevos hábitos que podemos implementar para tratar de ser mejores trabajadores y más eficientes. Al incorporar algunos de estos hábitos, estarás dando los pasos correctos para volverte más productivo.
Si deseas ser más productivo, considere implementar algunas de estas estrategias de productividad.
- Agiliza tu espacio.
Antes de hacer cualquier otra cosa, tómate unos minutos al comienzo de cada día para organizar y ordenar tu espacio de trabajo. Un entorno ordenado te ayuda a pensar con mayor claridad y producir mejores resultados, dijo Kristoph Matthews, jefe de ingeniería de NewtonX y fundador de la empresa de almacenamiento bajo demanda Boxbee.
Al limpiar y organizar tu espacio, puedes aumentar considerablemente tu productividad y limitar el tiempo que dedicas a buscar artículos.
- Agrega toques de color o plantas vivas.
El color puede tener un efecto importante en el estado de ánimo y la productividad a lo largo del día, dijo Jenny Gauld, diseñadora de interiores del minorista de muebles y accesorios de oficina Turnstone.
El azul puede transmitir una sensación de calma y ayudarte a concentrarte, mientras que el rojo puede ser excelente para trabajos que requieren precisión y atención al detalle.
Las plantas también pueden ayudar a las personas a concentrarse: un estudio de la Sociedad Estadounidense de Ciencias Hortícolas encontró que los trabajadores que estuvieron expuestos a plantas en su espacio de trabajo informaron sentirse menos estresados y más productivos.
- Decora tu espacio de trabajo.
Además de agregar algo de color y plantas a tu espacio de trabajo, decorar tu escritorio o cubículo con algunos adornos personales que puede ayudarte a sentirte más relajado, lo que puede aumentar tu productividad.
Gauld sugirió agregar recuerdos profesionales significativos, como diplomas, premios y otros elementos decorativos que te ayudarán a sentirte apreciado y te motivarán.
- Deja de lado tu tarea más temida.
Todo el mundo tiene al menos una tarea en la lista de tareas pendientes que sigue siendo postergada porque la idea de realizarla parece horrible. Según Matthews, esa tarea es en realidad la que debes completar primero. En lugar de esperar hasta el último minuto para terminarlo, quítalo de tu plato lo antes posible. En comparación, tus otras tareas parecerán menos desalentadoras y dejarás de estresarte por esa tarea durante todo el día, lo que te hará más productivo en general.
- Prioriza y delega tus otras tareas.
Tu atención debe centrarse primero en las tareas más importantes, así que piensa en todo lo que haces y en qué tan fundamental o trivial es cada una. Si puedes, deja de lado los elementos de baja prioridad y elabora un plan para delegarlos o subcontratarlos para que puedas dedicar más tiempo a las cosas que agregan más valor a tu puesto y a la empresa, aconsejó Kathleen Kobel, coach empresarial de productividad y fundadora de Smart Business Mom.
- Desactiva tus notificaciones por correo electrónico.
En lugar de leer cada correo electrónico cuando llega a tu bandeja de entrada, intenta desactivar las notificaciones y revisar los mensajes solo a intervalos establecidos.
¿Por qué? Las alertas constantes por correo electrónico que aparecen en tu teléfono o en el ordenador de escritorio pueden desconcentrarte. Una persona tarda 64 segundos en recuperarse de una interrupción por una notificación por correo electrónico, según Alex Moore, director ejecutivo de la solución de productividad por correo electrónico Boomerang.
- Identifica tu tiempo de trabajo más productivo.
Las personas varían en términos de cuándo son más productivas. Por ejemplo, ¿eres una persona mañanera o noctámbula? Es importante identificar en qué horas del día te sientes más alerta y atento, y luego dedicar esas horas a tus tareas más importantes. Esto es especialmente útil si trabajas de forma remota y puedes determinar tu horario.
Si no puedes crear un cronograma en torno a tu tiempo de trabajo más productivo, considera organizar tus prioridades en tu cronograma actual en función de las horas de tu jornada laboral en las que te sientes más alerta. Los picos de productividad suelen producirse en intervalos de 90 a 120 minutos.
- Tómate descansos breves.
Ya sea dando un paseo, yendo a tu cafetería favorita, leyendo una revista o visitando a un colega, tomar descansos breves que no estén relacionados con tu trabajo puede marcar una gran diferencia en tu desempeño.
Tu productividad disminuye cuanto más tiempo pasas sin descanso. Kobel explicó que por eso se recomienda que las personas no trabajen más de ocho a diez horas por día. En cierto punto, dijo, tu cuerpo y tu mente simplemente no pueden producir más.
- Muévete.
El ejercicio no sólo es bueno para tu cuerpo, ya que también puede impactar positivamente tu desempeño laboral.
Se ha demostrado que el ejercicio físico afecta la salud mental y la concentración, afirmó Sam McIntire, fundador de Deskbright, una plataforma de aprendizaje en línea dedicada a ayudar a empresarios y empleados.
¿Una excelente manera de sentirse más alerta y productivo? Intenta salir a correr por la mañana o comenzar el día haciendo ejercicio, sugirió McIntire. Tampoco está de más hacer algo de ejercicio en los descansos.
- Escuche música.
Usar auriculares no siempre significa que seas antisocial. Cuando trabajas, escuchar tus canciones favoritas puede ayudarte a concentrarte y eliminar tu lista de tareas pendientes, dijo Gauld. Sin embargo, ten cuidado: si bien la música puede ayudar a las personas a entrar en estados de fluidez, también puede servir como una distracción.
¿Sabías?
Aunque la mejor música para la productividad varía según la persona y la actividad, algunos de los mejores géneros tienden a ser la música clásica y los sonidos de la naturaleza.
- Cambie de ubicación.
Afortunadamente, los acuerdos de trabajo híbrido y remoto se han convertido en un beneficio común para muchos empleados. Si tu empleador te lo permite, tómate un tiempo durante la semana para trabajar en un ambiente diferente. Meghan Khaitan, fundadora del dispositivo para cinturones de seguridad MyBuckleMate, dijo que un cambio de escenario puede ser de gran ayuda para aumentar la productividad. Dirígete a la biblioteca o a un parque local (si el clima lo permite), o busca un lugar tranquilo y lleno de luz natural. Khaitan dijo que esto puede ayudar a generar nuevas ideas o arrojar nueva luz sobre un viejo problema.
- Escribe tus objetivos diarios.
No siempre es fácil realizar un seguimiento de todo lo que necesitas hacer, así que empieza cada mañana anotando tus objetivos para el día. Cuando no te concentras o te encuentras postergando las cosas, dijo McIntire, puedes usar la lista para mantenerte encaminado, dijo McIntire.
Sugirió escribir tu lista en un Post-it o algo que sea visible desde tu escritorio, y luego volver a ella cuando necesites un recordatorio de en qué deberías estar trabajando.
- Deja de intentar realizar múltiples tareas.
Hacer más de una cosa a la vez puede parecer la mejor manera de realizar todas sus tareas, pero puede perjudicar tu productividad más de lo que ayuda. La multitarea simplemente no funciona y, cuando la haces, terminas perdiendo el tiempo, afirmó Kobel.
- Sigue la regla de los dos minutos.
David Allen acuñó la regla de los dos minutos en su libro más vendido Getting Things Done. Si ves una tarea o acción que sabes que puede completarse en dos minutos o menos, debes hacerla inmediatamente. El principio es que completar la tarea de inmediato lleva menos tiempo que terminarla más tarde.
En el caso de que asuma más tiempo, debes programarla en introducirla en tu sistema de productividad para que puedas abordarla cuando estés listo.
- Diferentes métodos para hacer una lista sencilla de tareas pendientes.
Hacer una lista de tareas pendientes es esencial para mantenerse productivo. Diferentes métodos funcionan para diferentes personas: algunas personas usan aplicaciones para teléfonos inteligentes, otras prefieren llevar un diario escrito a mano.
Una lista concisa, realista y flexible
Independientemente de cómo crees y realices un seguimiento de tu lista de tareas pendientes, asegúrete de que sea concisa, realista y flexible. Enumera sólo las tareas que se pueden realizar ese día y no te agobies con una lista larga, ya que puede agravar la sensación de ansiedad y fatiga.
Consejo
¿Busca las mejores aplicaciones de productividad? Hay muchas aplicaciones que pueden ayudarte a mantenerte organizado y productivo.
“Una lista de tareas pendientes es fantástica porque aborda el pasado, el presente y el futuro”
Es lo que afirma Mark Ellwood, consultor de productividad y autor de The Poetic Path to Getting More Done. “Piense en sus tareas de alta prioridad… eso no significa que las haga primero, sino que las planifique primero y luego reserve su tiempo en consecuencia”.
¿Quieres asegurarte de que sus empleados sean productivos mientras trabajan desde casa? Puedes utilizar un software de seguimiento de empleados. Y esto también debes encajarlo con tu lista de tareas, especialmente con las de supervisión del personal a tu cargo.
Prioridades en función del plazo
Si estás buscando una fórmula sencilla para administrar tus listas de tareas pendientes, Ellwood recomienda identificar prioridades que afecten los resultados a largo plazo. Divide esas prioridades en responsabilidades que deberían completarse hoy.
Incluye requisitos adicionales para el día, como completar hojas de horas. Descartar o delegar otras tareas; no deberías perder tu tiempo en ellos.
Según Ellwood, es fundamental pensar en lo que se quiere lograr dentro de un mes y luego dividir esas prioridades en pequeñas tareas que se pueden lograr en un solo día.
Por ejemplo, si deseas contratar a un nuevo miembro del personal antes de fin de mes, puedes comenzar ese proceso hoy, publicando una oferta de trabajo.
Dividir un gran objetivo, como encontrar un nuevo empleado, en tareas pequeñas, como revisar algunos currículums o realizar una entrevista, lo hace mucho más manejable y crea una sensación de progreso cada día. Ellwood dijo que la sensación de progreso puede ayudar a evitar esos momentos que crean tensión y angustia.
- Recupera el control de tu agenda.
Mantenerse productivo, lúcido y tranquilo, en realidad se trata realmente de sentir que una persona tiene el control. Ya sea que estés delegando tareas a otros o estableciendo límites de tiempo para las interrupciones, estás ganando espacio en tu agenda para abordar las cosas que considera importantes.
Evitar el agotamiento y la fatiga es esencial para aumentar la productividad y la retención de la memoria. Puedes hacer esto simplemente influyendo en la dirección de tu día en lugar de resignarte a dejar que la dirección de tu día controle tus acciones.
- Sal de las redes sociales.
Las redes sociales son parte de toda nuestra vida diaria. Sin embargo, sería útil que fueras disciplinado y no pasaras gran parte del día viendo lo que pensaron tus amigos sobre la última película o lo que cenaron anoche.
Muchas empresas prohíben a los empleados acceder a las redes sociales cuando están en el trabajo, ya que supone una pérdida de productividad. Si se te permite usar las redes sociales en el trabajo, úsalas como un descanso de unos minutos, porque si se convierte en un hábito regular, fácilmente pueden apoderarse de tu día e impactar el trabajo que necesitas realizar.
¿Sabías?
Hay otras distracciones personales que también matan la productividad, como los correos electrónicos personales, las llamadas telefónicas y los mensajes de texto personales y la navegación por Internet.
- Come sano.
Lo que pones en tu cuerpo importa. Si te atiborras de comida chatarra, puedes terminar con esas horas de las 4 p.m. que te sientes cansado y con sueño, incluso que te encuentras con cierta depresión. Para evitar sentirse letárgico, debes tener por costumbre una alimentación saludable y refrigerios nutritivos. Nadie trabaja bien con el estómago vacío, pero eso significa que la merienda es una oportunidad para darte un impulso de energía bueno y limpio.
- Almuerza con tus compañeros de trabajo.
Aunque es posible que desees saltarte el almuerzo para comer una ensalada en tu escritorio mientras trabaja, las investigaciones muestran un aumento en la productividad y la moral de los empleados cuando los empleados comen juntos.
Comer con tus compañeros de trabajo puede ayudarte a construir relaciones sociales, vincularte con tu equipo y hacer crecer tu red. Además, te obliga a tomar un descanso muy necesario para relajarte y desconectarte del trabajo.
- Practica la presencia y la meditación.
Realizar múltiples tareas, usar las redes sociales y participar en otras distracciones puede impedirte lograr lo que necesitas en un período de tiempo razonable. Debes mantenerte enfocado y comprometido con tu tarea actual para hacer las cosas de manera más efectiva.
Una forma de hacerlo más fácil es meditar todos los días. Esto te brinda tiempo y espacio para concentrarte en una tarea (respirar) y esta energía puede transportarse durante el resto del día.
Diez formas sencillas de ser más productivo en el trabajo
El portal “Indeed” nos muestra cosas muy interesantes respecto a la productividad en el trabajo.
Ser capaz de dedicar tiempo a tareas específicas, completarlas y finalizar tu jornada laboral con un resultado de calidad puede ser una medida general de tu productividad.
De manera similar, si no cuentas con métodos de organización, gestión del tiempo, seguimiento de tareas o priorización, tu eficiencia y productividad pueden verse afectadas. Al realizar ajustes simples en tu flujo de trabajo diario, uno a la vez, puedes comenzar a ver cambios en tu productividad.
Fortalece tu perfil
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– Tiempo parcial
– Contrato
– Temporario
Cómo aumentar tu productividad laboral
La gestión del tiempo y las habilidades organizativas suelen correlacionarse con la productividad laboral general. Cuando implementas estrategias que respaldan tu productividad, es posible que tengas mayores posibilidades de desarrollar y mejorar la producción de tu producto.
La gestión del tiempo es sólo una de las estrategias que puedes utilizar para aumentar tu productividad. Además, podrás aplicar estrategias organizativas como priorizar tus tareas por orden de importancia y urgencia.
Los siguientes 10 consejos ofrecen formas de aumentar la productividad de su trabajo.
- Concéntrate en una tarea a la vez para evitar la transición entre tareas
Si bien, en última instancia, es posible que puedas hacer las cosas cuando haces malabarismos con proyectos o tareas, concentrarte en uno a la vez puede ayudarte a ser más productivo. Cuando nos concentramos en más de una actividad a la vez, tendemos a utilizar más de ese tiempo sólo para realizar la transición entre tareas.
Esto puede dar lugar a que algunas de las tareas queden incompletas o se realicen con una calidad inferior que si cada tarea hubiera sido un enfoque exclusivo.
Además, concentrarse en una tarea a la vez hasta completarla puede ayudarte a aumentar tu productividad porque cuando te concentras en un proyecto a la vez, estás estableciendo un solo objetivo a la vez en lugar de muchos.
Es probable que esto te motive a completar una tarea antes de pasar a la siguiente. Si te dedicas a la multitarea, pero ves que inicias más tareas de las que puedes terminar, considera priorizar tus tareas en orden de importancia para que puedas comenzar con tus tareas más exigentes y terminar tu día con tareas más livianas y que consuman menos tiempo.
- Toma descansos regulares
Puede ser tentador evitar tomarse un tiempo para un descanso, pero cuando no se da un descanso de unos minutos, puedes perjudicar tu productividad general al provocar fatiga o agotamiento.
Si esto sucede, es posible que no tengas la energía o la motivación para seguir progresando.
Considera la posibilidad de planificar varios descansos breves durante tu jornada laboral
La mayoría de los lugares de trabajo tienen un horario obligatorio con tiempos de descanso específicos, por lo que los empleados pueden tomarse un descanso de al menos cinco a diez minutos, cada pocas horas de trabajo activo.
Estos breves descansos pueden permitirte recargar energías, despejar tu mente y prepararte para la siguiente tarea.
- Concéntrate primero en tus tareas más importantes y que consumen más tiempo
Centrarse en las tareas más importantes y que consumen más tiempo antes de cualquier otra tarea, puede ayudarte a mantenerte más concentrado que trabajar primero en tareas más pequeñas y más cortas.
Considera planificar tu lista de tareas de acuerdo con estas tareas, donde puedes dedicar tu tiempo en la mañana cuando llegas por primera vez al trabajo o en un momento del día en el que estés más alerta y con más energía.
- Establece pequeños objetivos
En lugar de abordar grandes objetivos que requerirían múltiples salidas y más tiempo para lograrlos, considera planificar objetivos pequeños a lo largo del día. Cosas como completar la documentación requerida, responder a esos cuatro correos electrónicos de clientes o reunir todos los recursos que tu equipo necesitará para completar un proyecto futuro, son pequeños objetivos diarios que puedes establecer y alcanzar durante tus ocho horas de trabajo.
De manera similar, puedes utilizar estos objetivos breves como hitos para medir tu progreso hacia una meta más amplia.
- Utilizar la regla de los dos minutos para poder reordenar tu agenda y logar más productividad
La regla de los dos minutos implica completar tareas que duran dos minutos o menos, así como tomarse dos minutos para comenzar con tareas pequeñas que quizás hayas estado posponiendo.
Durante estos breves períodos de tiempo, si hay una tarea que puedes completar en dos minutos o menos o una tarea que puedes organizar para comenzar, este es el momento en el que la harías. Por ejemplo, puedes que sólo te lleve dos minutos registrar las tareas que ya has completado, responder a un correo electrónico rápido, escribir tus próximos objetivos o imprimir el esquema de tu próxima tarea de proyecto, pero los dos minutos que te lleva completarlos a menudo, se corresponde cada una de ellas a las pequeñas tareas que pueden sumarse a una lista completa de tareas pendientes al final del día. Algo así como que el todo está formado por las partes, pero con la seguridad que te da que al hacerlo así, has logrado tener más control sobre el contexto total de tu trabajo diario, ya que lo tienes perfectamente dividido en los procesos (mini tareas) que vas a ir realizando para cumplir ese todo.
Además, las tareas pequeñas siguen siendo una parte importante de la productividad laboral general, por lo que practicar la regla de los dos minutos puede permitirte concentrarte en esas tareas pequeñas entre el tiempo que lleva trabajar en tareas más grandes y complicadas.
Considera esos dos minutos entre el tiempo de descanso y el comienzo de tu próximo proyecto
O también considera los dos minutos que lleva prepararse para el almuerzo y usar ese tiempo para tomar nota de en qué necesitas trabajar a continuación, tus objetivos diarios para el día siguiente o respondiendo a ese correo de voz que te ha estado esperando desde que llegaste al trabajo.
- Bloquea el tiempo en tu agenda
Usar bloques de tiempo dentro de tu agenda también puede ayudarte a aumentar tu productividad. Con esta estrategia, establecerás un límite de tiempo para cada una de las tareas en las que trabajas.
Considere bloques de tiempo de 90 o 60 minutos. Puedes optar por hacer una copia impresa de tu horario y resaltar los períodos de tiempo en los que deseas que estén tus bloques de tiempo. Entonces, si estás reservando 90 minutos para trabajar en un proyecto, anótalo en tu cronograma impreso. Una vez finalizado ese bloque de tiempo, bloquea otra sección de tu agenda de manera similar.
El propósito del bloqueo de tiempo es crear un cronograma visual que te ayude a realizar un seguimiento de los períodos de las tareas en las que trabajas
De igual forma, sirve como una forma de dedicarte a trabajar solo en una tarea específica para cada bloque de tiempo, por lo que será más probable que la completes en el período de tiempo que programaste. Además de programar tu tiempo de trabajo, también puedes incluir tus tiempos de descanso entre cada bloque de tareas para que puedas refrescarte a medida que completas y comienza nuevos proyectos.
- Debes esforzarte en que las reuniones sean más productivas
Si tienes reuniones programadas a lo largo del día, considera algunas formas de hacer que estas actividades sean más productivas y contribuyan al progreso general de tu trabajo. Considera reuniones permanentes en las que tú y tus colegas defiendan la reunión. Esto puede ayudar a aumentar el estado de alerta y la concentración al discutir temas importantes durante la reunión.
También puedes utilizar el seguimiento del tiempo para registrar el tiempo necesario para asistir y concluir la reunión. Por ejemplo, considera tomar notas sobre las conclusiones o temas más importantes que deben discutirse y dedica una cantidad de tiempo específica a cada tema.
Luego, trabaja con tu equipo para discutir solo lo que está incluido en la lista de temas mientras mantienes las discusiones de los temas limitadas a los tiempos asignados.
De manera similar, si puedes asistir razonablemente a tu reunión por teléfono o plataforma web, puedes aumentar tus posibilidades de que la reunión no te quite demasiado tiempo de tus tareas personales.
- Delegar tareas
Considera utilizar métodos de delegación para dividir tareas entre los miembros de tu equipo. Por ejemplo, si tienes una variedad de tareas en tu lista de tareas pendientes, considera asignar algunas de estas tareas a otras personas si pueden completarse sin que tu trabajes en ellas.
Delegar tareas también puede permitirte trabajar en otras tareas que se te pueden asignar específicamente a ti solo, mientras que el resto del equipo puede dedicar su tiempo a las tareas que de otro modo le quitarían tiempo o recursos a otros proyectos más importantes.
Por ejemplo, si tienes correos electrónicos que deben responderse, pero un compañero de trabajo puede brindar la misma atención a los detalles en sus respuestas que tú, considera darle la tarea mientras tú trabajas en tareas pertinentes que nadie más puede hacer, o que pueda completar, ya que requieren de tu conocimiento.
- Utiliza la estrategia Pomodoro
Ser más productivo en el trabajo puede depender en gran medida de la gestión de tu tiempo, y el método Pomodoro es una estrategia que puede resultarte útil para gestionar tu tiempo de forma más eficiente. De manera similar a programar descansos, el método Pomodoro aplica el uso de un cronómetro, en el que te dedicas a una tarea durante 20 minutos (aunque puedes aumentarlo a 30 minutos), trabajas en ella hasta que suene el cronómetro y luego te tomas un descanso de cinco minutos.
Esta estrategia puede ser eficaz porque proporciona más tiempo para un trabajo concentrado e ininterrumpido y luego proporciona una manera de alejarse de la tarea durante unos minutos antes de volver a completarla.
- Limitar las interrupciones
Las interrupciones pueden dejarnos de lado a lo largo del día. Aunque disfrutes de las relaciones con tus compañeros de trabajo, perder la noción del tiempo debido a conversaciones, reuniones informales y rápidas o discusiones sobre temas puede obstaculizar tu flujo de trabajo y disminuir tu productividad general. Considera utilizar algunas estrategias para limitar la cantidad de interrupciones durante el día.
Puedes optar por trabajar con la puerta de tu oficina cerrada durante una parte del día o, si trabajas en un entorno de oficina abierta, puedes usar auriculares con cancelación de ruido para ayudar a limitar los sonidos de las conversaciones y la interacción en la oficina.
Los auriculares también pueden ser una forma educada pero silenciosa de hacerles saber a tus colegas que necesitas concentrarte en los proyectos en los que estás trabajando.
Al implementar estrategias que te ayuden a aumentar tu productividad laboral, es importante ser lo más consistente posible. Debes permitirte aprender y desarrollar tus habilidades y podrás estar seguro de que tu productividad también seguirá mejorando.
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestionas las interrupciones sin sacrificar la productividad?
Si una situación inesperada interrumpe tu flujo de trabajo, evalúa tu prioridad. Si es más urgente que la tarea en la que estabas trabajando anteriormente, guarda tu trabajo y soluciona el problema de alta prioridad. De lo contrario, reserva tiempo más tarde para responder a mensajes, llamadas telefónicas y solicitudes inesperadas.
También puede resultar útil establecer horas de concentración, durante las cuales puedes desactivar las notificaciones en tu teléfono y bandeja de entrada de correo electrónico y concentrarte en las tareas planificadas.
¿Cómo puedo utilizar mi correo electrónico de forma más productiva?
Emplea filtros que ordenen automáticamente tus correos electrónicos y los clasifique según tu prioridad. Recuerda revisar los mensajes filtrados para minimizar las posibilidades de perderse un mensaje importante.
Considera bloquear el tiempo y dedicar una o dos horas a leer y responder correos electrónicos todos los días, si puedes.
¿Cómo puedo dejar de procrastinar?
Si notas que está retrasando tareas laborales importantes, puede ser útil reflexionar sobre la razón por la que pospones las cosas. Muchas personas posponen las cosas por motivos emocionales, como frustración, agotamiento o ansiedad.
Desarrollar habilidades de afrontamiento que puedan ayudarte a gestionar la causa raíz puede ayudarte a recuperarte de la procrastinación habitual y a completar las tareas de manera más eficiente.