Trabajar fuera de la oficina divide a la ciudadanía

Según un informe realizado por Eurofound que era una encuesta electrónica titulada “Vivir, trabajar y COVID-19” para captar las implicaciones de gran alcance de la pandemia para la forma en que las personas vivían y trabajaban en toda Europa durante la pandemia,

La encuesta se realizó en línea, entre los encuestados a los que se llegó a través de las partes interesadas de Eurofound y la publicidad en las redes sociales. Hasta la fecha se han llevado a cabo dos rondas de la encuesta electrónica: una en abril, cuando la mayoría de los estados miembros estaban bloqueados, y otra en julio, cuando la sociedad y las economías se estaban reabriendo lentamente.

Todos los trabajadores no pueden volver a la oficina a la vez: ¿quién volverá a la oficina y quién seguirá trabajando en casa?

 

Los hallazgos de la encuesta electrónica de la primera ronda reflejaron angustia emocional generalizada, preocupación financiera y bajos niveles de confianza en las instituciones. Los niveles de preocupación disminuyeron un poco en la segunda ronda, particularmente entre los grupos de encuestados que se estaban beneficiando de las medidas de apoyo implementadas durante la pandemia. Al mismo tiempo, los resultados subrayan marcadas diferencias entre países y entre grupos socioeconómicos que apuntan a desigualdades crecientes.

El incremento del teletrabajo

Los resultados confirman el aumento del teletrabajo en todos los países durante la pandemia de COVID-19 que se ha documentado en otros lugares, y el informe explora lo que esto significa para el equilibrio entre la vida laboral y personal y los elementos de la calidad del trabajo. Pero lo que sí se verificó es a pesar de que en muchos países se introdujeron rápidamente medidas para apoyar a quienes perdieron su trabajo, más de la mitad de los encuestados desempleados no recibieron ningún apoyo financiero oficial desde el brote de COVID-19, lo que obligó a muchos a depender en gran medida del apoyo informal. El número de los que reportaron dificultades para llegar a fin de mes fue más alto entre los encuestados desempleados. Se produjeron grandes desigualdades, muy marcadas especialmente en aquellas familias en la que uno o más miembros había perdido el trabajo porque la empresa había cerrado, o aunque no hubiese llegado a este extremo, sí se producían severos ajustes de costes, por supuesto y como siempre ocurre, de plantilla.

Los jóvenes están emergiendo como algunos de los mayores perdedores del encierro que, junto con los que están sin trabajo, reportan los niveles más bajos de bienestar, a pesar de algunas mejoras desde el inicio de la pandemia. Si bien la satisfacción con la vida y el optimismo aumentaron poco a poco a medida que se iba superando lo peor del impacto pandémico, los jóvenes continúan sintiéndose excluidos de la sociedad y siguen teniendo un mayor riesgo de depresión, lo que demuestra cómo las restricciones durante el encierro les afectó aún más.

Las mujeres también continúan enfrentándose a un impacto desproporcionado y siguen siendo menos optimistas sobre su futuro que los hombres; esta brecha se amplió aún más entre abril y julio de 2020, durante el peor tramo del impacto de la pandemia en dos años.

Pandemia y género en el trabajo

La pandemia también afectó de lleno el equilibrio entre el trabajo y la vida de las mujeres más que de los hombres, ya que las mujeres se vieron más afectadas en términos de reducción de horas de trabajo y las mujeres jóvenes tenían más probabilidades de perder su trabajo que los hombres. En particular, la carga de las responsabilidades de cuidado aumentó durante la pandemia para las mujeres.

Las empresas pueden contar con un software especialmente diseñado con la funcionalidad de la gestión de turnos que resulta imprescindible para gestionar empleados que trabajan desde distintos lugares y mantener una coordinación de todas las funciones que se realizan a diario en la empresa

 

Gestión de turnos de trabajo: Teletrabajo vs. presencial

El estado de alarma debido al COVID-19 empezó con un confinamiento y cierre de las oficinas, por lo que se impuso el teletrabajo. Ahora, si bien ha pasado lo peor de las olas que hicieron tanto daño a las sociedades, las actuales variantes si bien más contagiosas son menos graves, por lo que las empresas ya llevan meses iniciando la vuelta de los trabajadores a las oficinas, y los departamentos de Recursos Humanos tienen que llevar una buena gestión de turnos de trabajo. Ya que el retorno a los espacios comunes de trabajo diario se está haciendo más dificultoso, ya que son muchos los factores que hay que tener en cuenta:

– Todos los trabajadores no pueden volver a la oficina a la vez: ¿quién volverá a la oficina y quién seguirá trabajando en casa?

– Las empresas tendrán trabajadores realizando teletrabajo y a su vez trabajando en las oficinas. ¿Cómo se va a realizar la gestión de turnos?

Es evidente que los responsables de las direcciones de recursos humanos de las organizaciones tienen que hacer un análisis sosegado sobre estas cuestiones planteadas, por lo que tendrán que entran en detalle en los siguientes aspectos a considerar:

– Cómo realizar la gestión de turnos teniendo algunos empleados en las oficinas y otros teletrabajando

  1. Videollamadas y reuniones físicas
  2. Uso de canales de comunicación

Los beneficios de un software de gestión de turnos

Las empresas pueden contar con un software especialmente diseñado con la funcionalidad de la gestión de turnos. Un programa de gestión de turnos resulta imprescindible para gestionar empleados que trabajan desde distintos lugares

¿Qué es lo que facilita?

  1. Accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a Internet.
  2. Mayor percepción de transparencia.
  3. Detección de anomalías.
  4. Ahorro de tiempo y eliminación de errores manuales.

Está claro que serán pocas las compañías que reincorporarán a todos sus trabajadores a la vez a las oficinas. En general el plan de reincorporación a las empresas tras la crisis del coronavirus consistirá en lo siguiente:

– Incorporación por etapas, donde los primeros en volver serán los que más necesiten estar en las oficinas y tengan menos riesgos de salud.

– Esquemas de rotación para alternar grupos pequeños de trabajadores en días concretos con el fin de evitar aglomeraciones.

– Respeto a las preferencias de cada empleado en cuanto a poder volver a la oficina o seguir en casa teletrabajando.

– Mayor flexibilidad para los empleados que trabajen desde casa en cuanto a las franjas horarias en las que desarrollen su trabajo y garantizar la desconexión digital.

Además de todas estas iniciativas en cuanto a reincorporación de trabajadores, se están implementando protocolos estrictos de control de la salud para acceder a los edificios, distancia social entre puestos de trabajo y en zonas comunes.

Es conveniente aplicar esquemas de rotación para alternar grupos pequeños de trabajadores en días concretos con el fin de evitar aglomeraciones y tener en cuenta las preferencias de cada empleado en cuanto a poder volver a la oficina o seguir en casa teletrabajando

 

Cómo gestionar la coyuntura de tener algunos empleados en las oficinas y otros teletrabajando

Cuando algunos de los trabajadores están ya en la oficina y otros siguen trabajando en casa, parece que todo se complica mucho, pero hay que tener un método para que esto no ocurra y se eviten problemas en la comunicación entre jefes y empleados o entre miembros de un mismo departamento y/o equipo, que están teniendo funciones similares, pero uno desde casa y otro en la oficina.

Para ello hay que considerar:

– Videollamadas y reuniones físicas

Los trabajadores que no han vuelto a la oficina pueden llegar a distanciarse y perder un poco el sentido de pertenencia a la empresa.

Para que esto no suceda hay que encontrar momentos de reunión tanto virtuales como físicos para compartir puntos de vista, novedades, inquietudes, etc.

– Uso de canales de comunicación

Es imprescindible que exista un canal de comunicación interna para toda la empresa y que usen las personas que están en la oficina y las que están en casa. Un canal en el que se envíen comunicaciones individuales para un empleado, comunicaciones para el departamento y comunicaciones para toda la compañía.

La digitalización

La nueva realidad a la que se enfrentan las empresas, precisa una digitalización, como acabamos de ver, y por tanto necesita un software de gestión de turnos, o en su caso, un orden muy estricto establecido por la dirección de recursos humanos en coordinación con cada departamento, en función de necesidades de éste, especialmente, lo que tienen que estar en contacto directo con los clients.

“Home office” o teletrabajo vs presencial: pros y contras

El “home office” o el trabajar desde casa, han estado por mucho tiempo, pero durante este tiempo de confinamiento, ha sido utilizado por muchas empresas o trabajadores particulares.

Algunas personas a través de redes sociales o mediante artículos de opinión, han afirmado que prefieren el home office o que poco a poco ya se han ido adaptando y lo prefieren más que ir presencialmente a la oficina como solían hacerlo. Otras, por el contrario, consideran que les gustaría regresar al trabajo presencial, pero con algunos días de trabajo desde casa.

Lo cierto es que ambas modalidades tienen sus aspectos positivos como negativos psicológicamente para la persona.

 

Mayor flexibilidad para los empleados que trabajen desde casa en cuanto a las franjas horarias en las que desarrollen su trabajo y garantizar la desconexión digital, pero coordinando con sus jefes, compañero y equipos a fin de que no baje la productividad del trabajo

 

Veamos algunos de ellos:

– Relaciones sociales: estar en contacto físico o en compañía de personas en nuestro entorno de trabajo puede traer muy buenos beneficios para nuestro humor, trabajo en equipo, reducción de la ansiedad al conversar al momento por ejemplo usando reuniones rápidas de conjunto, tiempos de almuerzo en grupos, entre muchos otros. Mientras que al estar home office puedes sentirte un poco más solitario, puede haber sobrecarga de tareas al hacerlo todo tu y no gestionar correctamente las responsabilidades. Aunque si requieres hacer algo más rápido puedes tener menos distracciones, a diferencias del contacto social presencial en la oficina.

– La comunicación: La herramienta de la comunicación al trabajar es fundamental sea cual sea la metodología del empleo. Al ser un trabajo presencial, el expresar las ideas, proyectos, problemas o resolución de conflictos puede ser más asertivo o llevado de mejor forma, mientras que al ser home office muchas veces por plataformas digitales, se puede percibir un mensaje con otras intenciones o expresiones equivocadas al recibir incorrectamente las emociones transmitidas en el mensaje. Es por esto, que durante el home office se requiere una comunicación correcta con compañeros de trabajo, supervisores o jefes.

– Satisfacción y productividad: Para que ocurra la satisfacción laboral y la productividad, se deben presentar aspectos que verdaderamente motiven al empleado a la ejecución del trabajo y a su vez lo haga sentir bien sobre el mismo. Una persona será más satisfecha con su trabajo si tiene las condiciones necesarias para realizar el trabajo, los tipos de relaciones que tenga, las remuneraciones, entre otros factores.

La calidad de las relaciones laborales

Es por esto que al estar en home office se debe estar atento a que las relaciones laborales y el lugar donde se trabaja sea el adecuado para que haya mayor incremento de la satisfacción.  A su vez, si una persona tiene estos aspectos satisfechos en más probable que sea productivo. Al realizar home office y tener menos interrupciones sociales físicas, hay mayor garantía de productividad y concentración en la ejecución de las tareas.

Sea cual sea la opción que actualmente estés aplicando, debes estar en cuenta en conseguir el balance en las condiciones necesarias adecuadas y velar por tu propio bienestar mental laboral, ya sea para ti o tus empleados en caso de ser jefe o supervisor.

Home office, guía para la implementación en empresas

En el ámbito de las organizaciones tecnológicas o las que ya han hecho una profunda transformación digital, no es un elemento desconocido. Si bien durante muchos años fue el gran fantasma de las empresas con culturas tradicionales y conservadores, resistentes a la transformación digital.

Pero con el inicio de la pandemia del Covid-19, se volvió una herramienta invaluable para proteger el bienestar de trabajadores, de la comunidad y mantener compañías abiertas (nunca mejor dicho) para poder resistir y logran unos mínimos de ingresos que le permitiesen, a pesar de la gravedad de la crisis económica generada por el Covid, vislumbrar un futuro. Por tanto, el home office es sin dudarlo el protagonista de los últimos dos años. Es obvio que el crecimiento exponencial como consecuencia de la pandemia tomó por sorpresa a gran parte de la población. Tanto que casi seis meses luego del inicio de la crisis sanitaria todavía existen empresas en las cuáles la implementación de home office se lleva a cabo con dificultad o no han logrado hacer una transición razonable a esta metodología.

Algunas personas a través de redes sociales o mediante artículos de opinión, han afirmado que prefieren el home office o que poco a poco ya se han ido adaptando y lo prefieren más que ir presencialmente a la oficina como solían hacerlo

 

Qué es home office, definición

A grandes rasgos y teniendo en cuenta los conceptos que define la Organización Mundial del Trabajo, si hablamos estrictamente del home office o teletrabajo, podríamos decir que es una modalidad que se lleva a cabo fuera de la central de oficinas de una empresa.

Históricamente, lo que se entendía por home office estaba íntimamente emparentado y casi exclusivamente relegado a los sectores laborales dedicados al uso de TICs (tecnologías de la información y de la comunicación.

Sin embargo y como hemos ya establecido, esto por supuesto se ha ampliado y ramificado no solo gracias a las mayores posibilidades de acceso y conectividad sino a la pandemia del coronavirus.

Cinco beneficios del Home office

Existen otras cuestiones a considerar cuando se trata de optar por una u otra forma (ya sea por temas de salud o por mera preferencia del departamento de recursos humanos). Estos es principalmente referido a las amplias ventajas que puede reportar el home office tanto para empresas como para mejorar el employee experience de los trabajadores.

– Contribuye a dinamizar tareas

Sin distracciones innecesarias ni necesidad de traslados, los procesos a cargo del área de recursos humanos se dinamizan sensiblemente. Desde el onboarding hasta los controles de nóminas, el uso de herramientas digitales de gestión de talento facilita la automatización de estas tareas.

– Es útil para el control de gastos

Al prescindir de una oficina se reduce al máximo la inversión tanto en mobiliario como en alquileres, así como en otras cuestiones asociadas como snacks, insumos de oficina y productos de limpieza, seguridad e higiene.

– Facilita el control horario

Ya sea debido a las facilidades de la administración y uso de sistemas de fichaje mediante software de rrhh o por el simple hecho de que el absentismo (sobre todo por causas injustificadas) se reduce al máximo.

– Fideliza a empleados

La comodidad del hogar, la flexibilidad horaria y la dinámica laboral, son claves para aportar al sentimiento de pertenencia que hace que los trabajadores se comprometan con los objetivos de la empresa.

– Capta al mejor talento

Así como las organizaciones más destacadas pueden ser exigentes con las expectativas que tienen respecto de sus empleados, lo mismo sucede con los trabajadores. Usualmente los profesionales altamente calificados no solo le dan importancia a la remuneración monetaria de sus empleos, sino también a beneficios accesorios. Uno de ellos, la posibilidad de trabajar desde casa.

Satisfacción y productividad: Para que ocurra la satisfacción laboral y la productividad, se deben presentar aspectos que verdaderamente motiven al empleado a la ejecución del trabajo y a su vez lo haga sentir bien sobre el mismo

 

Home office y productividad

Sin lugar a dudas este es de lejos uno de los puntos más destacables y fuertes del home office: el incremento notable, sostenido y significativo de la productividad y eficiencia de los trabajadores.

Subjetivamente hablando es posible realizar una serie de enumeraciones extensivas, en donde se destacarán aspectos como la reducción del estrés laboral, el incremento del tiempo que los empleados pasan en familia e inclusive cómo esta modalidad contribuye a mejorar el equilibrio en sus dietas.

Pero la forma más concreta de tener una visión acabada acerca de los beneficios del home office y su impacto en la productividad, son afortunadamente cuantificables.

Una compañía dedicada a la aplicación de big data para monitoreo de performance en rrhh, publicó un reporte en el cual analizaron hasta 100 millones puntos de información recolectados de aproximadamente 30.000 empresas con sede en los Estados Unidos.

Los resultados de la medición hecha inicialmente en 2019 fueron contrastados con aquellos recogidos durante 2020. A pesar de la crisis del Covid, la incertidumbre generalizada y los confinamientos selectivos, las cifras del trabajo en modalidad home office son verdaderamente sorprendentes.

El incremento en la productividad alcanza un 47% comparado con el desempeño en oficinas.

El volumen de llamados telefónicos se disparó en un 230%.

La actividad en plataformas de CRM (customer relationship management) trepó hasta un 176%.

El uso de la comunicación vía e-mail creció un 56%.

La interacción en plataformas de chat evidencia un aumento del 9.

Curiosamente, un dato que se desprende del análisis es que el uso de aplicaciones de calendario, se redujo un 22%. Esto en consonancia de la reducción notable del acceso a documentación que ronda el 26%.

Todo esto sugeriría que las herramientas digitales reemplazan la necesidad de reuniones (inclusive aunque sean virtuales) y que esto repercute directa y positivamente en el desempeño de los trabajadores.

Respecto de la optimización del tiempo y uso de la jornada laboral, el estudio revela que, a pesar de que los horarios de empleo oscilan entre las 08.30 y 17.30 horas, la mayor productividad sucede entre las 10 y las 15 horas.

Los días de mayor productividad son los martes, miércoles y jueves. Mientras que durante los viernes y lunes, se evidencia una importante desaceleración en la performance.

Cuatro claves para implementar el home office

Ya sea por cuestiones de salud motivadas por la crisis sanitaria que implica la pandemia del Covid-19 o simplemente por actualizar procesos, lo cierto es que el home office ha dejado de ser una tendencia venidera para convertirse en una realidad.

A tal punto es así, que debido a la urgencia con la cual millones de personas debieron volcarse al teletrabajo para salvaguardar su continuidad laboral, es que en estos momentos se discute a nivel social un cambio radical de paradigma. Este se conocido como la cuarta revolución industrial que trae consigo, propuestas radicales como la jornada laboral de 4 días.

A pesar de que estos cambios drásticos se esperaban para dentro del próximo lustro, la aceleración exponencial del desarrollo y aplicación de tecnologías relacionadas con la robótica, la inteligencia artificial y el big data significan toda una revolución. Es vital para no quedar fuera de este fenómeno y mantenerse a flote, desarrollar un plan de abordaje que contemple cuatro ejes fundamentales.

Esta información ha sido elaborada por NUESTRA REDACCIÓN

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