Si rediseñamos el trabajo: ¿qué es lo que viene a continuación en la oficina?

Algunas de las formas posibles en que cambiará el lugar de trabajo en los próximos 10 años

A lo largo de la historia de las organizaciones siempre se han producido reestructuraciones en la forma tanto de comprender como de hacer el trabajo. Tales cambios se han debido siempre a dos factores que los han impulsado: crisis económicas y sociales y la innovación tecnológica. Por tanto, no está demás preguntarnos a esta altura del año 2022 que es lo que sigue para la oficina en los próximos meses y años. Y lo que sí está claro es que no debemos dejar el futuro del trabajo al azar.

Los consejos de administración y direcciones generales de las empresas se están preocupando actualmente en cuanto a cómo están viendo va a ser el trabajo en la próxima década, tanto en cuanto a lo que significa cada función que se realiza en el puesto como al diseño del espacio en el que vamos a trabajar

 

Desde NUESTRA REDACCIÓN hemos salido ahí fuera a ver que se está cociendo en los consejos de administración y direcciones generales de las empresas en cuanto a cómo están viendo va a ser el trabajo en la próxima década, tanto en cuanto a lo que significa cada función que se realiza en el puesto (tipo de trabajo y responsabilidades inherentes) como al diseño del espacio en el que vamos a trabajar.

La pandemia adelantó el futuro del trabajo al presente, con los nuevos patrones de trabajo que formamos en la crisis convirtiéndose en nuestra próxima normalidad. Habilitar un lugar de trabajo que sea innovador, inclusivo y perspicaz exige una estrategia para repensar cómo se hace el trabajo.

Tendencias actuales

Las tendencias actuales en los negocios y la tecnología muestran que la forma en que trabajan los empleados (dónde, cuándo, por qué y con quién) ha cambiado y seguirá cambiando durante la próxima década, y se parece poco al trabajo actual.

1º) Los mandos intermedios tendrán diferentes responsabilidades

Los directivos de hoy deben enfrentarse a nuevas realidades. Estamos enfrentando un día sí y otro también a nivel global, turbulencias sociales y políticas, pero además el deseo permanente de mejora de los empleados, por ejemplo, la fusión de la vida laboral y personal. Pero es que además hay que agregar a estos factores, la aparición con fuerza del  trabajo híbrido que ha agregado una nueva capa de complejidad (y presión) a las funciones y responsabilidades de los trabajadores.

Muchos empleados trabajan en un mundo híbrido con más opciones sobre dónde, cuándo y cuánto trabajan. Sienten que tienen la libertad de elección. Además, las responsabilidades de los gerentes, y la cantidad de trabajadores que les reportan, se han disparado, lo que hace que sea más difícil brindar asistencia práctica. Es evidente que el empelado del conocimiento actual facilita a las organizaciones y sus mandos intermedios en cuanto a que estas limitaciones a las posibilidades de supervisión sean neutralizadas por su autonomía y capacidad de decisión.

El éxito gerencial tradicional se basaba en la capacidad de administrar y evaluar el desempeño de los empleados. Esto ha cambiado. Los ejecutivos de recursos humanos contratarán y desarrollarán gerentes que estén preparados para ser excelentes entrenadores y maestros, y que operen con empatía.

Es evidente que el empelado del conocimiento actual facilita a las organizaciones y sus mandos intermedios en cuanto a que estas limitaciones a las posibilidades de supervisión sean neutralizadas por su autonomía y capacidad de decisión

 

2º) La mejora de las habilidades y la destreza digital superarán la permanencia y la experiencia

2.1. Un trabajo de mayor valor

En el futuro, el trabajo de mayor valor será de naturaleza cognitiva. Los empleados deberán aplicar la creatividad, el pensamiento crítico y la actualización digital constante para resolver problemas complejos. Las exigencias actuales de la economía pasan por tener siempre nuevas ideas, buena información, datos precisos para conocer el mercado, y muy especialmente, modelos comerciales que se expandan, combinen y transformen continuamente en nuevas empresas. Los empleados deben actualizar constantemente su destreza digital para satisfacer estas necesidades. Empleados del conocimiento y también de mayores competencias digitales.

2.2. La dirección de Recursos Humanos tendrá que establecer y promover un entorno de aprendizaje continuo

Esto significa que la adquisición de conocimientos y la transparencia en toda la organización deben convertirse en parte de las operaciones diarias.

3º) Se ampliará la recopilación de datos de los empleados

3.1. Monitoreo constante sobre el trabajo híbrido

El trabajo híbrido ha fomentado un mayor interés en monitorear la productividad del lugar de trabajo y el bienestar de los empleados. El análisis de la consultora Gartener en Estados Unidos, muestra que el 16 % de los empleadores usan tecnologías con mayor frecuencia para monitorear a sus empleados a través de métodos como el fichaje virtual de entrada y salida, el seguimiento del uso de la computadora del trabajo y el monitoreo de los correos electrónicos o las comunicaciones/chat internos de los empleados. Mientras que algunas empresas realizan un seguimiento de la productividad, otras se centran en el compromiso y el bienestar de los empleados para comprender mejor la experiencia de los empleados.

3.2. Evaluación sobre la carga de trabajo

La tecnología evaluará cuándo las personas han trabajado demasiado y cuándo necesitan recargar mediante el seguimiento de sus biorritmos, requisitos nutricionales y necesidades de ejercicio. Los líderes utilizarán la tecnología y la información para fomentar un lugar de trabajo híbrido que abarque los estilos de trabajo de todos los empleados, no solo de aquellos que tienen un empleo permanente o tienen sólidas habilidades digitales.

Las exigencias actuales de la economía pasan por tener siempre nuevas ideas, buena información, datos precisos para conocer el mercado, y muy especialmente, modelos comerciales que se expandan, combinen y transformen continuamente en nuevas empresas

 

4º) Las máquinas inteligentes serán nuestros colegas

4.1. Las máquinas inteligentes se están volviendo más inteligentes

No solo es una cuestión de más inteligencia para las máquinas, sino de más omnipresencia. Esto significa que cuando antes se creía que completaban tareas que estaban reservadas para los humanos, ahora se piensa que pueden hacer esa parte humana que se creía no podía ser hecha por máquinas.

4.2. Las empresas comenzarán a aumentar las funciones de las máquinas inteligentes

Esto implica el software, las aplicaciones y los avatares. Los empleados desarrollarán kits de herramientas personales de doppelgangers virtuales, contrapartes virtuales, con la ayuda de software y dispositivos de inteligencia artificial (IA) que son más accesibles para sus actividades personales o en equipo. Además, tendrán la capacidad de llevar consigo sus lugares de trabajo personales utilizando comunidades en la nube, aplicaciones abiertas y asistentes virtuales personales.

4.3. La destreza digital extrema será, en última instancia, el modus operandi de cómo trabajan los empleados

Las crecientes demandas de un lugar de trabajo más automatizado han provocado la combinación explosiva de personas y tecnología. Los líderes proactivos deben investigar cómo el uso regular de IA, software inteligente y robots fortalecerá la estrategia de trabajo. Para impulsar una ventaja competitiva, se debe alentar a los empleados de alto rendimiento a crear y compartir herramientas de inteligencia artificial o carteras personalizadas de aplicaciones, herramientas y tecnología inteligente para elevar el nivel de destreza digital extrema.

5º) Trabajaremos con propósito y pasión, no solo por dinero

Los empleados quieren tener un impacto social significativo, y lo harán antes en sus vidas en lugar de esperar a la jubilación.

Las personas buscarán activamente oportunidades para vincular el impacto y el valor de su trabajo con su misión, propósito y pasiones. Ver las publicaciones de otros en las redes sociales los motivará a involucrarse más y contribuir a la innovación social y la equidad.

Las empresas inteligentes se harán más atractivas no solo pagando salarios más altos, sino también ofreciendo a los empleados la oportunidad de tener un impacto significativo. Cree un mensaje que resuene e impulse el compromiso mediante la creación de iniciativas para que los empleados presenten historias personales, experiencias y éxitos en diversas causas sociales.

Los líderes utilizarán la tecnología y la información para fomentar un lugar de trabajo híbrido que abarque los estilos de trabajo de todos los empleados, no solo de aquellos que tienen un empleo permanente o tienen sólidas habilidades digitales

 

6º) El equilibrio entre el trabajo y la vida a distancia revelará desafíos

Los empleados que trabajan de forma independiente o en ubicaciones remotas se enfrentarán a un dilema: para impulsar la mejora de las habilidades y administrar mejores proyectos, asumirán más tareas, potencialmente hasta el punto en que sentirán que están trabajando las 24 horas. En respuesta, lograr el equilibrio entre la vida laboral y personal ya no será suficiente; los empleados se esforzarán por enfatizar la vida sobre el trabajo.

Pero hay aspectos sombríos del futuro equilibrio entre el trabajo y la vida. A medida que la tecnología cierra la brecha entre personas separadas geográficamente, introduce grietas en las relaciones y culturas. La distribución remota del trabajo significa que muchos empleados no construirán las mismas relaciones sociales en el lugar de trabajo, lo que genera problemas de desconexión y soledad.

Los directores ejecutivos y los líderes de recursos humanos deben trabajar juntos para garantizar que el equilibrio entre el trabajo y la vida personal oscile de un lado a otro para cada empleado a medida que cambia la distribución del trabajo, el tiempo y las etapas de la vida. La capacidad de mirar hacia el futuro hará que el trabajo sea infinitamente más fácil para los líderes de recursos humanos.

Nos enfrentamos a una época de oportunidad para el cambio

Lynda Gratton, profesora de prácticas de gestión en London Business School, cree que las empresas se enfrentan a una extraordinaria oportunidad de cambio. En “Redesigning Work” (Rediseñando el trabajo) que se publicó en Estados Unidos el pasado mes de mayo, basa sus argumentos en que esta transformación debe estar motivada por las necesidades tecnológicas, demográficas y sociales que están dando forma a cómo, dónde y por qué trabajamos, junto con nuestros aprendizajes de la pandemia. Explica que, en circunstancias normales, las organizaciones se encuentran en un estado de “congelación”, haciendo referencia a un concepto desarrollado por el psicólogo Kurt Lewin, su cultura, estructura y prácticas son bastante fijas. Por lo general, una empresa se “descongelará” a su propio tiempo y a su manera en respuesta a una amenaza externa.

La pandemia condujo a un “descongelamiento” colectivo y a un pensamiento generalizado sobre cómo responder a cuestiones como el bienestar y la conectividad.

Las empresas deben aprovechar este momento para mejorar los entornos de oficina de una manera que aumente el compromiso y el bienestar de los empleados, fomentando así la asistencia, aumentando más el bienestar

 

La comprensión como paso básico

Si bien estable Gratton un proceso de diseño de cuatro pasos que abarca la comprensión; reinvención; modelado y prueba; y actuar y crear, el más crucial es el primero. ¿Por qué? Porque comprender lo que importa implica entender las habilidades, las redes y los trabajos que son críticos para la productividad, así como también tener muy claro la manera en que fluye el conocimiento qué es el que esperan los empleados. Esto lleva a que a lo largo de su vida las personas experimentan el trabajo en diferentes momentos de su existencia. Y esto lleva a que hacer las cosas mal en este momento de rediseño del trabajo actual y futuro, con implicaciones en cambios sustanciales en el lugar de trabajo, puede terminar haciendo más mal que bien.

Sin embargo, Gratton admite que “francamente, todavía no sabemos” si las interacciones virtuales pueden replicar los encuentros cara a cara para compartir “las percepciones, los conocimientos, los modelos mentales, las formas de enmarcar que se mantienen en la mente de los individuos y son parte de cómo ven e interactúan con el mundo”.

Otras incógnitas futuras incluyen la disponibilidad y las preferencias cambiantes de los trabajadores. Por ejemplo, una organización que se vuelve completamente virtual puede suponer que habrá suficientes personas que buscan trabajo y prefieren trabajar desde casa, pero ¿qué pasa si luego necesitan pescar en un estanque más grande?

Antes de la pandemia, la sabiduría convencional era que las oficinas eran fundamentales para la productividad

Pero no lo eran solo para hacer más productivas a las empresas, sino también para mantener firme una filosofía empresarial y las políticas que aplican (su cultura corporativa), y no menos importante, la lucha por la búsqueda, al mismo tiempo que por la retención del talento.

Mejores diseños de oficina en los mejores lugares de las ciudades

Las empresas compitieron intensamente por el espacio de oficina principal en los principales centros urbanos de todo el mundo, y muchas se centraron en soluciones que se consideraba que promovían la colaboración. La densificación, los diseños de oficinas abiertas, la hostelería y el trabajo conjunto fueron los gritos de batalla.

Durante la pandemia, muchas personas se sorprendieron por la rapidez y eficacia con la que se adoptaron las tecnologías de videoconferencia y otras formas de colaboración digital. Para muchos, los resultados han sido mejores de lo imaginado.

Más bien, la crisis resaltó y aceleró las tendencias de nuevos diseños y ambientes que habían estado burbujeando bajo la superficie durante años, incluido un mayor enfoque en la salud mental y física de los empleados, las necesidades de una fuerza laboral multigeneracional, un mayor énfasis en el propósito corporativo y el cambio al trabajo remoto

 

Al 80% de los empleados les gusta trabajar desde casa

Según la investigación de McKinsey, el 80% de las personas encuestadas informan que les gusta trabajar desde casa. El 41% dice que son más productivos de lo que habían sido antes y el 28% que son igual de productivos. Muchos empleados liberados de los largos viajes al trabajo y los viajes han encontrado formas más productivas de pasar ese tiempo, disfrutaron de una mayor flexibilidad para equilibrar su vida personal y profesional y decidieron que prefieren trabajar desde casa en lugar de la oficina.

Menos restricciones y más talento

Muchas organizaciones piensan que pueden acceder a nuevos grupos de talento con menos restricciones de ubicación, adoptar procesos innovadores para aumentar la productividad, crear una cultura aún más sólida y reducir significativamente los costes inmobiliarios.

Hay que diseñar espacios de trabajo en los que la gente quiera volver a trabajar

Sin duda es una forma de retención del talento. Las tendencias en el lugar de trabajo que se aceleraron durante la pandemia no van a desaparecer. Las empresas deben aprovechar este momento para mejorar los entornos de oficina de una manera que aumente el compromiso y el bienestar de los empleados, fomentando así la asistencia, aumentando…más

Bienestar, la flexibilidad y el equilibrio entre el trabajo y la vida son los valores más importantes para los trabajadores

A medida que la crisis de Covid-19 entra en su tercer año y surge la variante de Omicron, las organizaciones de todo el mundo están contemplando cómo, cuándo e incluso si sus trabajadores del conocimiento reanudarán las horas regulares de oficina. Y lo hacen en un momento en que las opiniones y prioridades de sus empleados han cambiado. Un estudio reciente de McKinsey mostró que el bienestar, la flexibilidad y el equilibrio entre el trabajo y la vida son lo más importante. Una encuesta realizada por Microsoft el año pasado indicó que el 41 % de la fuerza laboral global consideraría cambiar de trabajo el próximo año, y el 55 % señaló que el entorno laboral desempeñaría un papel en sus decisiones.

El diseño funcional y el rendimiento del trabajo

NBBJ una consultora internacional especializada en el diseño del lugar de trabajo se colocó en una posición inusual en 2020: fue contratada para diseñar la sede de la empresa fintech coreana Hana Bank durante el mismo período en que la pandemia obligaba a los líderes empresariales a repensar el propósito de la oficina. Pero el proceso, y el edificio resultante, no fue una reacción a Covid. Más bien, la crisis resaltó y aceleró las tendencias que habían estado burbujeando bajo la superficie durante años, incluido un mayor enfoque en la salud mental y física de los empleados, las necesidades de una fuerza laboral multigeneracional, un mayor énfasis en el propósito corporativo y el cambio al trabajo remoto.

Culturas corporativas prósperas

La pandemia aumentó las apuestas para las empresas que buscan retener empleados de primer nivel y construir culturas prósperas. Estos son algunos de los principios que NBBJ aplicó y las lecciones que aprendieron del proyecto Hana Bank, así como las recomendaciones que dieron sobre cómo las organizaciones pueden implementar cambios a pequeña y gran escala para atraer a las personas a volver al trabajo en persona.

Pregunte para qué es el espacio y asígnele el nombre correspondiente

Puede sonar simple, pero la nomenclatura importa. Para los trabajadores del conocimiento, la oficina no debería ser un lugar para abordar una lista de tareas pendientes. Es un lugar para la colaboración, la creatividad y el aprendizaje, donde un empleado se siente nutrido y con un sentido de pertenencia. Los nombres de edificios, pisos, áreas o habitaciones deben reflejar esta intención. Términos como “centro de aprendizaje” o “espacio de innovación” comunican la nueva perspectiva, dan forma a los cambios de diseño, atraen talento e influyen en el comportamiento.

La gente esperará más flexibilidad, mejor tecnología e incentivos para ir a la oficina, y las empresas deben atender ese llamado. También quieren tener la sensación agradable de que están en un sitio confortable, moderno y que ayuda a liberar tensiones

 

Reconocer el trabajo creativo

Hana Bank llama a su nueva sede “Mindmark” para reconocer el trabajo creativo que se lleva a cabo en su interior. Las empresas tecnológicas de vanguardia como Facebook y Google tienen “campus” por la misma razón; quieren que sus ingenieros experimenten tal como lo hicieron cuando eran estudiantes.

Escuchar lo que los empleados quieren y necesitan

La gente esperará más flexibilidad, mejor tecnología e incentivos para ir a la oficina, y las empresas deben atender ese llamado.

Salesforce, por ejemplo, redujo el espacio de su escritorio en un 40 % y adoptó un plano de planta que presenta más espacios centrados en el equipo que fomentan un equilibrio entre el trabajo individual y el colaborativo. La sede central de Hana Bank se adapta a varios modos de trabajo, incluido el tipo de trabajo individual con la cabeza hacia abajo que ocurre en un escritorio, asientos flexibles para cuando las personas necesitan un descanso de sus escritorios, espacios colaborativos que fomentan la interacción enfocada del equipo y salones para socializar.  Esta combinación de experiencias fomenta la acción ordenada de los trabajadores al mismo tiempo que proporciona una estructura.

Experimentar dentro de su propia organización

Algunas empresas crearán una nueva sede en este nuevo tiempo. Pero la mayoría puede diseñar un entorno de oficina más reflexivo. Para comenzar a explorar ideas respecto a los cambios de diseño lo que deben hacer las organizaciones que quieren llevarlo a cabo con éxito es comenzar poco a poco. Por ejemplo, reutilizando las salas de conferencias, haciendo nueva inversiones en mobiliario, por ejemplo, nuevas mesas de trabajo que seduzcan al personal, o renovando un piso completo del edificio en que opera la compañía.

También pueden incorporar tecnología multimedia para unir a las personas y dar nueva vida a la oficina.

Sentido de marca y comunidad de intereses

La nueva sede de WarnerMedia presenta una experiencia de medios inmersiva que incorpora contenido del vasto universo de redes de la compañía para crear un sentido de identidad de marca y comunidad. Muchas empresas también han invertido en tecnología de reuniones híbridas inteligentes.

Por ello, hay que buscar también oportunidades de usos múltiples. Por ejemplo, las rampas tortuosas interiores/exteriores que se extienden desde la parte inferior hasta la parte superior del edificio Hana Bank se pueden utilizar para reuniones individuales a pie, ejercicio individual o descansos sociales en la naturaleza y el aire fresco. Finalmente, hay que asegurarse de centrarse en la seguridad y la sostenibilidad siguiendo las pautas de construcción saludable.

Activar asociaciones basadas en conocimientos

Para los trabajadores del conocimiento más jóvenes, la oficina es tanto un lugar para aprender y socializar como un lugar para cumplir con los plazos. Casi el 60% de los Millennials informan que las oportunidades para descubrir nuevos conocimientos son extremadamente importantes para ellos cuando solicitan un trabajo, y también pueden permanecer más tiempo en una empresa si se involucran en causas sociales. Las empresas inteligentes hacen que esto suceda al asociarse con organizaciones externas para proporcionar dicha programación.

Meditación y reflexión

Las actividades como el yoga o la meditación, el servicio comunitario o la educación continua son un buen lugar para comenzar. Incluso pequeñas iniciativas como una obra colgante de artistas locales o estudiantes en rotación, colectas de comida enlatada en el vestíbulo o camiones de comida emergentes afuera pueden impulsar el sentido de propósito de los empleados. Gravity, un desarrollo de uso mixto en Columbus, Ohio, que alberga un edificio de oficinas creativas a gran escala además de residencias, emplea a un curador de servicios de tiempo completo para buscar socios y programas que alimenten la curiosidad y desarrollen una comunidad.

Conclusiones válidas hoy para los próximos años

Las tendencias en el lugar de trabajo que se aceleraron y las preferencias de los empleados que cristalizaron durante la pandemia no van a desaparecer. NBBJ hace bien en instar a las corporaciones a aprovechar este momento para pensar en cómo pueden mejorar los entornos de trabajo de una manera que aumente el compromiso y el bienestar de los empleados, fomentando así la asistencia, aumentando la retención y atrayendo nuevos talentos. Ahora es el momento de actuar.

Esta información ha sido elaborada por NUESTRA REDACCIÓN

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