Aproximaciones que se hacen sobre contrataciones con errores en el proceso
Es evidente que en el pasado las empresas no hacían la contratación de personal como se hace hoy, pero, además, no invertían tantos recursos financieros como en la actualidad y que, para más INRI, no parece que tampoco estén haciendo el mejor trabajo, al menos si observamos cómo está el panorama internacional de la selección y reclutamiento de personal.
El enfoque de hoy ha cambiado, porque según los datos del censo, por ejemplo, en el caso de cómo está funcionando en los últimos años en Estados Unidos, muestran que la mayoría de las personas que aceptaron un nuevo trabajo no estaban buscando uno: alguien vino y los contrató. Y esto ha llevado a un proceso en el que las empresas buscan llenar su embudo de reclutamiento con tantos candidatos como sea posible, especialmente «candidatos pasivos», que no tienen intención de moverse. A menudo, los empleadores anuncian trabajos que no existen, con la esperanza de encontrar personas que puedan ser útiles más adelante o en un contexto diferente.
Qué es lo que están haciendo los reclutadores de personal
Parece que en el mercado laboral de Estados Unidos la función de reclutamiento y contratación ha sido destripada. ¿Qué razones se esgrimen para explicar lo que está sucediendo? Que muchas empresas de este país (alrededor del 40 %, según una investigación de Korn Ferry) han subcontratado gran parte, si no todo, el proceso de contratación a «subcontratistas de procesos de contratación», que a su vez suelen utilizar otros subcontratistas, por lo general en India y Filipinas. ¿Qué es lo que hacen estos subcontratistas? Un seguimiento profundo en LinkedIn y las redes sociales para encontrar posibles candidatos. A veces, los contactan directamente para ver si pueden persuadirlos para que soliciten un puesto y negocien el salario que están dispuestos a aceptar.
Los reclutadores obtienen un pago de incentivo si negocian el salario. Para contratar programadores, por ejemplo, estos subcontratistas pueden escanear sitios web que los programadores podrían visitar, rastrear su «escape digital» a partir de cookies y otras medidas de seguimiento de usuarios para identificar quiénes son y luego examinar su currículum vitae.
Empresas que hacen ellas la contratación
En las empresas que todavía realizan su propio reclutamiento y contratación, los gerentes que intentan llenar con nuevos candidatos los puestos vacantes, tienen que tener bien claro qué requieren los trabajos y qué deben decir los anuncios. Cuando llegan las solicitudes, siempre electrónicamente, el software de seguimiento de candidatos las filtra en busca de palabras clave que los gerentes de contratación quieren ver.
Luego, el proceso se traslada a otra nueva industria de proveedores que ofrece una asombrosa variedad de herramientas que parecen inteligentes y que pretenden predecir quién será una buena contratación. Usan reconocimiento de voz, lenguaje corporal, pistas en las redes sociales y especialmente algoritmos de aprendizaje automático.
Pero por lo que hemos verificado desde NUESTRA REDACCIÓN, parece ser que el gran problema con todas estas nuevas prácticas es que no se sabe con precisión si realmente producen contrataciones satisfactorias. Y esto está soportado por datos, ya que solo alrededor de un tercio de las empresas estadounidenses informan que controlan si sus prácticas de contratación conducen a buenos empleados. Desde ya que es un dato muy bajo, aunque también es bajo aquellas empresas que lo hacen con minuciosidad y detalle, además de que una minoría incluso rastrea el coste por contratación y el tiempo de contratación.
Por eso nos parece bien cuando se hace la comparación con el ámbito del marketing y la publicidad, en la que un CEO, por ejemplo, le preguntara a su departamento de marketing cómo ha ido una campaña publicitaria y la respuesta fuera: «Tenemos una buena idea de cuánto tiempo llevó implementarla y cuánto costó, pero no hemos mirado para ver si estamos vendiendo más».
Contratación de talento
La contratación de talento sigue siendo la principal preocupación de los directores ejecutivos en la encuesta anual más reciente de la Conference Board; también es la principal preocupación de toda la alta dirección de las organizaciones. Esto lo pone de relieve una encuesta bastante reciente realizada a directores ejecutivos de 2017 de PwC que informa que los directores ejecutivos ven la falta de disponibilidad de talento y habilidades como la mayor amenaza para su negocio.
Datos elocuentes que nos dan una pista sobre el futuro de este sector
Los empleadores también invierten una enorme cantidad en la contratación: un promedio de 4.129 dólares en Estados Unidos, según estimaciones de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos, y muchas veces esa cantidad para puestos gerenciales, llegando este país a la asombrosa cifra de 66 millones de puestos de trabajo al año. La mayor parte de los 20.000 millones de dólares que las empresas invierten en proveedores de recursos humanos se destinan a la contratación. O sea, esto evidencia lo que estamos diciendo de la preocupación que en el ámbito internacional existe en las empresas sobre la búsqueda y selección de personal.
¿Por qué los empleadores invierten tanto en algo tan importante sabiendo tan poco sobre si funciona?
Sin duda, es aquí en dónde aparece el problema. Se suceden los estudios y las encuestas en los países, pero la queja termina siendo la misma: lo difícil que es contratar. Puede haber muchas explicaciones, como que se hayan vuelto muy exigentes con los candidatos, especialmente en el mercado laboral flojo que se ha derivado desde la última gran recesión provocada por la Crisis Financiera Internacional de 2008-2009 a la que se sumó la otra gran crisis sanitaria y económica como consecuencia de la pandemia de 2020 y 2021.
Pero está claro que están contratando mucho más que en cualquier otro momento de la historia moderna, por dos razones: la primera es que las vacantes ahora se llenan con más frecuencia contratando desde fuera que promoviendo desde dentro. Las promociones internas en el mercado estadounidense no superan en la actualidad el tercio.
Parece ser que un criterio que sostiene el beneficio de la contratación externa frente a la interna, es que las empresas no tienen que pagar para capacitar y desarrollar a sus empleados ya que se supone que vienen con experiencia en el mercado. De ahí que solo el 28 % de los candidatos son de fuente interna para cubrir las vacantes, presumiblemente debido a un menor desarrollo interno y menos escalas profesionales claras.
¿Qué significa menos promoción interna?
Que los esfuerzos de contratación ya no se concentran en trabajos de nivel de entrada y recién graduados, dado que las empresas deben ser buenas contratando en la mayoría de los niveles, porque los candidatos que quieren ya están haciendo el trabajo en otro lugar. Estas personas no necesitan capacitación, por lo que pueden estar listas para contribuir de inmediato, pero son mucho más difíciles de encontrar.
La retención del talento cada vez más difícil
La segunda razón por la que la contratación es tan difícil es que la retención se ha vuelto difícil: las empresas contratan a sus competidores y viceversa, por lo que tienen que seguir reemplazando a las personas que se van. Los datos del Censo y la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos muestran que el 95 % de las contrataciones se realizan para cubrir puestos existentes. La mayoría de esas vacantes se producen por rotación voluntaria. Los datos de LinkedIn indican que la razón más común por la que los empleados consideran un puesto en otro lugar es el avance profesional, lo que seguramente está relacionado con que los empleadores no promocionan para cubrir las vacantes.
La causa raíz de la mayoría de las contrataciones, por lo tanto, es una retención drásticamente deficiente.
¿Cómo puede arreglarse esta situación?
– Realizar un seguimiento del porcentaje de vacantes llenas desde dentro.
– Para administrar bien hay que medir haciendo un seguimiento de las contrataciones.
– Requerir que todas las vacantes se publiquen y cubran internamente. La mayoría las empresas se sorprende al saber cuán pocas de sus vacantes se llenan desde adentro, por no contar con personas que puedan gestionar roles diferentes y más importantes.
Las bolsas de trabajo internas se crearon durante el auge de las puntocom para reducir la rotación de trabajadores al facilitar que las personas encontraran nuevos trabajos dentro de su empleador actual. A los gerentes ni siquiera se les permitía saber si un subordinado estaba buscando moverse dentro de la empresa, por temor a que trataran de bloquear a esa persona y él o ella se iría.
Pero durante la Gran Recesión, los empleados no se dieron por vencidos y muchas empresas volvieron al antiguo modelo en el que los gerentes podían evitar que sus subordinados se trasladaran internamente. JR Keller, de la Universidad de Cornell, descubrió que cuando los gerentes podían llenar una vacante con alguien que ya tenían en mente, terminaban con empleados que se desempeñaban peor que los contratados cuando se había publicado el puesto y cualquiera podía postularse.
La explicación de sentido común para esto es que pocas empresas saben realmente qué talento y capacidades tienen.
Las etapas a cubrir para llegar a la contratación
Existen diversas etapas que también hacen parte del proceso y las cuales detallamos a continuación:
1º) Definición de la vacante
La contratación de nuevas personas se justifica en el hecho de requerir contar con capacidades y habilidades que puedan ser destinadas a la ejecución de tareas puntuales, sin las cuales el negocio no puede avanzar.
Para esto, es necesario tener claridad sobre:
– La misión que se requiere realizar.
– Las capacidades y habilidades que requiere la misma.
– El área de la empresa donde se busca suplir la necesidad.
– El salario que será ofertado.
– La jornada de trabajo que cumplirá la persona.
2º) Búsqueda de candidatos potenciales
La búsqueda de perfiles puede realizarse de diversas maneras y a partir de fuentes variadas de información.
Respecto a las fuentes a partir de las cuales hacer una búsqueda de los perfiles, se puede:
– Utilizar la base de datos interna del Departamento de Recursos Humanos.
– Acudir a otros medios de difusión de vacantes como, bolsas de empleo y redes sociales.
Respecto a las modalidades de reclutamiento, podemos distinguir:
– Reclutamiento interno: recurres a personas que ya forman parte de la empresa y que potencialmente podrían ejercer la nueva labor. La ventaja de esto es que dichas personas ya están familiarizadas con la actividad de la empresa, su misión y visión.
– Reclutamiento externo: buscas fuera de la empresa personas que puedan encajar con el perfil que requieres, esperando que traigan consigo aires e ideas nuevas a la concepción del negocio y a la organización.
Para una gestión más ágil y sencilla, hay que apoyarse en herramientas que automaticen el proceso de reclutamiento tales como:
– Altamira Recruiting, un ATS que además de ayudarte a administrar tus procesos de selección, te permite mejorar tu marca empleadora. Gracias a una intuitiva interfaz, la herramienta ofrece la creación de un portal de empleo personalizado y optimizado para SEO. Así, puedes publicar fácilmente tus ofertas de trabajo, recibir candidaturas espontáneas y comunicar información de interés a las y los candidatos.
– Beetween, un ATS en línea que cuenta con funcionalidades avanzadas de multiposting y sourcing, gestión de candidaturas y reclutamiento colaborativo. Gracias a su Talent Pool o base de talentos y a la posibilidad que te proporciona de personalizar tu Career Site, simplificas el proceso de selección de candidatos y mejoras tu marca empleadora.
– Bizneo ATS, un software de reclutamiento y selección de personal que incluye la difusión de ofertas de trabajo, la gestión de solicitudes y la contratación del personal. Su potente ATS (Análisis de Trabajo Seguro) te ayuda a reducir el número de tareas administrativas con las cuales debes cumplir.
– Factorial HR cuenta con un software ATS capaz de gestionar todos los procesos de selección, a través de la creación de ofertas y formularios personalizados, así como la publicación de ofertas de trabajo en LinkedIn e Indeed. Ofrece un portal de empleo personalizado, el cual se alimenta automáticamente con la información con la que ya cuenta la empresa en su base de datos.
– Kenjo, una herramienta de gestión de candidatos, reclutamiento y selección de talentos. Con este software ahorras tiempo en la búsqueda de personal calificado para tu empresa y centralizas toda la información y perfiles de los candidatos idóneos en una misma plataforma fácil y segura.
– Personio, un software de gestión del personal que te acompaña en todos tus procesos de RR. HH., desde la selección y contratación, hasta la gestión de vacaciones. Gestiona y publica las ofertas de trabajo en diversos portales a la vez, gracias a que su analítica está aplicada al establecimiento de los canales de reclutamiento más efectivos.
3º) Preselección de los mejores perfiles
Luego de tener diferentes perfiles interesantes y llamativos, descarta aquellos que no se adapten completamente a lo que estás buscando, en términos de las hard & soft skills necesarias para cumplir con los objetivos del cargo.
4º) Aplicación de pruebas
A las personas preseleccionadas habrá que hacerles pasar una serie de pruebas a partir de las cuales se compruebe que cuentan con las habilidades necesarias que requiere el cargo.
Las técnicas de evaluación que existen incluyen:
– Exámenes de lógica.
– Pruebas psicológicas.
– Problemas matemáticos.
– Casos de estudios.
– Actividades en grupo.
– Entrevistas personales.
5º) Selección
Con los resultados obtenidos a partir de las pruebas de habilidades y entrevista, se procede a seleccionar a la(s) persona(s) que ocupará(n) el puesto dentro de la empresa. Además, es el momento de comunicar a todos los candidatos preseleccionados la decisión de la empresa, ya sea que hayan sido seleccionados o no.
6º) Contratación
Una vez la persona ha sido elegida, es hora de formalizar el proceso.
Para esto, presenta a la persona seleccionada la oferta económica (salario), profesional (tipo de contrato, duración del contrato, periodo de prueba) y los beneficios (seguridad social, primas, etc.). En esta etapa es donde se realiza cualquier tipo de negociación y se formaliza, conforme a la ley, la futura relación. En otras palabras, se firma el contrato.
7º) Integración
Ahora que la persona ya forma parte de tu equipo, tienes la responsabilidad de asegurar su integración y adaptación a la empresa.
Para esto, el Departamento de Recursos Humanos debe poner en práctica procesos como el Onboarding y prever actividades de integración como las de team building.
8º) Capacitación
Una vez que la persona haya sido contratada, todavía quedan asuntos de los cuales ocuparse. La evolución de los perfiles del interior de la empresa, solo es posible haciendo un seguimiento de los mismos.
Asimismo, la empresa debe contar con un Plan de Formación interno que considere las necesidades de capacitación de las personas. Suplirlas contribuye a obtener mejores resultados a largo plazo.
La finalidad más evidente de un proceso de selección es la contratación de personal. Un candidato que deberá adecuarse a los valores y necesidades de la organización y a la vacante en sí misma.
Sin embargo, y de la misma manera que hemos ido cuidando las fases por las que ha pasado el aspirante seleccionado, deberemos llevarla a cabo correctamente.
Algunas claves para conseguirlo
¿Qué es contratación de personal?
La contratación de personal es el cierre de la fase de reclutamiento y selección y la formalización de la entrada del candidato como empleado. Se trata del momento final en el que firma el contrato y se aplican los ajustes legales necesarios. Pero a continuación señalamos determinados factores a tener en cuenta, no solo los aspectos legales, sino la negociación sobre el contrato de trabajo en sí mismo, como sigue:
a) Políticas en los procesos de contratación de personal
Las políticas de contratación de personal son exclusiva competencia del director de Recursos Humanos. Junto con el resto de funciones, responsabilidades y cuestiones que lleva Recursos Humanos, es necesario establecer las pautas generales de contratación. Y ¿cómo deben establecerse estas políticas, nos referimos a las formas?
Las políticas deben ser:
– Amplias.
– No deben ser fijas e inamovibles.
– Pueden ser modificadas en cualquier momento que se considere necesario un cambio sustancial en las prácticas.
b) La banda salarial en la contratación de personal evitando las discriminaciones
En las políticas de Recursos Humanos se deben fijar elementos relativos a la contratación. En primer lugar, deberían quedar registradas las bandas salariales.
Esto supone un punto crucial porque si se fija un salario por tipo de empleo realizado se evitan discriminaciones. También un sueldo fijo por trabajo puede ayudar a evitar problemas en la negociación que supongan una tarea pesada para la persona que vaya a contratar.
Pero la banda salarial también tiene otros problemas. Y es que en determinados trabajos es necesario ser flexible dada la carencia de personas para esos puestos laborales. Otros elementos que se fijan son las vacaciones, la denominación del puesto, pero lo que es fundamental son las normas internas de la empresa.
Esto debe quedar claro en el momento de la contratación ya que el empleado debe saber a qué debe atenerse dentro de la compañía y, además, debe quedar explícito que se atiene a ello. Por último, también hay que fijar cómo tratar los datos que el empleado esté proporcionando.
c) Proceso de contratación de personal
El proceso de contratación como tal no es excesivamente complejo. Más que el proceso lo importante son los momentos previos. Es decir, el proceso de reclutamiento y selección.
Si estos procesos previos se han realizado bien y las políticas de la compañía están claras, este proceso es sencillo. El problema estaría cuando alguno de estos elementos falla.
Por ejemplo, cuando la descripción del puesto o la redacción de la oferta está mal hecha y el candidato no esperaba lo que ahora se le propone o cuando no hay un salario establecido. Esto no tiene por qué deberse a un fallo, también puede deberse a la flexibilidad que incorpore la empresa en estos procesos.
d) Consejos para el proceso de contratación de personal
En ese caso es necesario negociar y hay que tener en cuenta algunos aspectos para el proceso de contratación de personal:
– No puedes ofrecer cualquier salario o beneficio. Habla antes para tener claro qué puedes y qué no puedes ofrecer.
– Ten en cuenta a quién contratas. Si hablamos de un perfil cualificado, con experiencia y/o difícil de encontrar, tendrás que jugar tus mejores cartas para captarle.
Otros elementos importantes a considerar:
– Hay que tener presente qué ha pasado en el proceso de selección. Muchas veces es necesario responder algunas preguntas a los candidatos o aclararles ciertos elementos.
– Hay que cumplir con lo prometido, ya que está claro que si se le ha prometido algo, ahora no se puede incumplir. Para esto es esencial que existan formas de comunicación entre los procesos y un registro de actividades.
e) Errores en un proceso de reclutamiento y selección
Todo es cuestión de estudiar cuál es el valor que tiene ese puesto laboral en el mercado, ya que debe de haber unos mínimos que no se pueden bajar y unos máximos que no es recomendable subir.
¿Cuál es la elección óptima?
Como siempre lo mejor en toda buena gestión es la anticipación, en este caso, lo más óptimo es hablar sobre el salario antes del final del proceso de selección. Eliminas dudas del candidato y dejas las cosas claras para no perder tiempo.
Saber “vender” bien la empresa
En todo proceso de contratación lo mejor que tienes para vender es tu empresa, las oportunidades que brindes o los beneficios sociales que poseas. Si estos los tienes claros podrás afrontar la negociación.
Por último, ten preparados todos los documentos legales: contrato de trabajo, especificaciones, alta en la seguridad social, cuenta bancaria, por lo que es recomendable elaborar un check-list con todo lo necesario y evitarse problemas de falta de documentación.